ПОСТАНОВЛЕНИЕ администрации г. Волгограда от 19.11.2004 № 1737
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ СИСТЕМЫ ЕДИНОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием Постановления Администрации г. Волгограда от 29.06.2006 № 1298.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВОЛГОГРАДА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 ноября 2004 г. № 1737
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ СИСТЕМЫ ЕДИНОГО ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
В целях реализации Мероприятий по дальнейшему развитию системы единого электронного документооборота администрации Волгограда на 2004 - 2005 годы, утвержденных Постановлением администрации Волгограда от 9 февраля 2004 г. № 122 "О развитии системы единого электронного документооборота администрации Волгограда на 2004 - 2005 годы", постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства с использованием средств системы единого электронного документооборота в администрации Волгограда (далее - Инструкция).
2. Считать Инструкцию дополнением к Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденной Постановлением администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. № 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".
3. Отделу информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства администрации Волгограда в дальнейшем при внедрении и эксплуатации средств системы единого электронного документооборота в администрации Волгограда руководствоваться Инструкцией.
4. Руководителям территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда довести до своих служащих Инструкцию и руководствоваться ею в своей деятельности.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Волгограда Костяеву В.В.
И.о. главы администрации
М.И.БАЛАБАНОВ
Утверждена
Постановлением
администрации Волгограда
от 19 ноября 2004 г. № 1737
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ
СИСТЕМЫ ЕДИНОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
1. Общие положения
1.1. Инструкция по ведению делопроизводства с использованием средств системы единого электронного документооборота в администрации Волгограда (далее - Инструкция) составлена в связи с внедрением системы единого электронного документооборота в администрации Волгограда (далее - СЕЭД) и определяет порядок регистрации, исполнения и контроля исполнения документов с использованием средств СЕЭД.
1.2. Инструкция разработана в дополнение к Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденной Постановлением администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. № 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".
1.3. В Инструкции используется терминология, принятая в системе CompanyMedia, которая является базовой для СЕЭД.
2. Виды регистрируемых документов
В СЕЭД подлежат регистрации:
в базе данных "Входящие документы" - письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес администрации Волгограда (далее - входящие);
в базе данных "Исходящие документы" - письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из администрации Волгограда в адреса других организаций и граждан (далее - исходящие);
в базе данных "Внутренние документы" - письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри администрации Волгограда (далее - внутренние);
в базе данных "Организационно-распорядительные документы" - организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, протоколы заседаний коллегии, приказы администрации Волгограда) (далее - ОРД).
3. Участники делопроизводства
Участниками СЕЭД являются:
глава администрации Волгограда и заместители главы администрации Волгограда;
служащие общего отдела администрации Волгограда (канцелярия), осуществляющие обработку документов (далее - делопроизводители администрации Волгограда);
руководители территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда;
служащие территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее - делопроизводители структурных подразделений);
служащие территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда, осуществляющие контроль за исполнением документов;
служащие территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда, являющиеся исполнителями документов (далее - исполнители).
4. Обработка документов с использованием средств СЕЭД
4.1. Средства СЕЭД обеспечивают выполнение следующих операций делопроизводства:
регистрация входящих, исходящих, внутренних документов и ОРД;
регистрация писем;
наложение резолюций на документы;
постановка на контроль и снятие с контроля заданий, определяемых соответствующими документами;
предоставление сведений об исполнении заданий;
контроль за исполнением заданий;
отнесение документов в папки одной категории или названия, сформированные в алфавитном порядке или в хронологической последовательности (далее - дела);
формирование номенклатуры дел;
направление документов в архив.
4.2. В зависимости от вида регистрации в СЕЭД для документов автоматически создаются следующие электронные описания:
регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - для всех документов;
карточка резолюции (далее - КР) - для входящих и внутренних документов;
карточка поручения (далее - КП) - для ОРД;
контрольная карточка задания (далее - ККЗ) - для всех поставленных на контроль заданий;
карточка исполнения (далее - КИ) - для всех исполненных заданий по соответствующему документу.
4.3. Доступ к электронным описаниям документов могут иметь следующие лица:
делопроизводители администрации Волгограда и делопроизводители структурных подразделений, зарегистрировавшие документ;
глава администрации Волгограда, заместители главы администрации Волгограда, руководители территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда, в адрес которых поступил документ, и лица, замещающие их в СЕЭД;
исполнители, которым отписан документ;
дополнительные читатели, указанные в РКК на входящие, исходящие, внутренние документы и ОРД.
5. Порядок регистрации документов
Документы регистрируются в следующих подразделениях:
5.1. В общем отделе администрации Волгограда (канцелярии):
входящие документы в адрес главы администрации Волгограда и заместителей главы администрации Волгограда;
внутренние документы за подписью главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда и руководителей территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда, направляемые во все структурные подразделения администрации Волгограда;
исходящие документы.
5.2. В протокольном отделе администрации Волгограда постановления, распоряжения и протоколы заседаний коллегии администрации Волгограда за подписью главы администрации Волгограда и заместителей главы администрации Волгограда.
5.3. В отделе кадров администрации Волгограда приказы за подписью управляющего делами администрации Волгограда.
5.4. В территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда:
входящие документы в адрес руководителей территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда;
внутренние документы за подписью руководителей территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда или заместителей главы администрации Волгограда.
6. Формирование номера документа
6.1. Нумерация входящих, внутренних и исходящих документов.
6.1.1. При регистрации входящих, внутренних и исходящих документов в общем отделе администрации Волгограда (канцелярии) проставляется порядковый номер - номер из счетчика.
6.1.2. При регистрации входящих, внутренних документов, поступивших в адрес руководителей территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда или заместителей главы администрации Волгограда, номер документа формируется в виде: номенклатурный индекс подразделения - номер из счетчика, где номенклатурный индекс подразделения - индекс территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда, в которых регистрируется документ, номер из счетчика - порядковый номер документа.
6.1.3. Нумерацию ОРД в части постановлений, распоряжений администрации Волгограда и протоколов заседаний коллегии администрации Волгограда осуществляет протокольный отдел администрации Волгограда.
Нумерацию приказов за подписью управляющего делами администрации Волгограда осуществляет отдел кадров администрации Волгограда.
При регистрации ОРД в протокольном отделе администрации Волгограда номер документа формируется в виде: номер из счетчика - индекс вида ОРД, где номер из счетчика - порядковый номер документа, индекс вида ОРД - буквенный индекс вида ОРД.
В зависимости от вида ОРД могут иметь следующие буквенные индексы:
без буквенного индекса - постановление администрации Волгограда;
р - распоряжение администрации Волгограда.
При регистрации ОРД в отделе кадров администрации Волгограда номер документа формируется в виде: номер из счетчика - индекс вида ОРД, где номер из счетчика - порядковый номер документа, индекс вида ОРД - буквенный индекс вида ОРД.
В зависимости от вида ОРД могут иметь следующие буквенные индексы:
ок - приказы по личному составу и техническому персоналу (назначение и увольнение, награждение и поощрение или взыскание служащих территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда);
лс - приказы по отпускам технического персонала.
У каждого вида документа отдельная нумерация.
6.2. Удаление документов.
Право удаления РКК на документы в СЕЭД имеют только делопроизводители администрации Волгограда, создавшие указанные РКК, или лица, их замещающие.
7. Наложение резолюций и постановка документов, заданий
и поручений на контроль
7.1. Резолюции налагаются главой администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда и руководителями территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда, в адрес которых поступил документ, или лицами, замещающими их в СЕЭД. При этом в СЕЭД формируется КР для входящих документов.
7.2. При наложении резолюций 2-го, 3-го и последующих уровней формируется аналогичная КР.
7.3. При наложении резолюций документ в целом или отдельные задания могут быть поставлены на контроль.
8. Функции делопроизводителей администрации Волгограда
и делопроизводителей структурных подразделений
8.1. Функции делопроизводителей администрации Волгограда.
В администрации Волгограда организуются следующие участки обработки документов:
8.1.1. Учет и регистрация входящих документов:
размещение: общий отдел администрации Волгограда (канцелярия);
назначение: обеспечение деятельности главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, работа с делопроизводителями структурных подразделений;
основные функции:
получение документов от курьеров и почтовых работников;
создание РКК на документы (регистрация);
создание КР для документов (наложение резолюции);
постановка документов на контроль (при необходимости);
уведомление исполнителя о документе;
передача документов исполнителям;
отнесение документов в дела.
8.1.2. Учет и регистрация исходящих документов:
размещение: общий отдел администрации Волгограда (канцелярия);
назначение: обеспечение деятельности главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, работа с делопроизводителями структурных подразделений;
основные функции:
получение от делопроизводителей структурных подразделений документов и списков их рассылки;
регистрация проекта РКК, созданного делопроизводителями структурных подразделений;
согласование исходящего документа с входящим;
передача документов для отправки получателям;
отнесение документов в дела.
Делопроизводителям администрации Волгограда при учете и регистрации в СЕЭД исходящих и входящих документов руководствоваться памяткой для делопроизводителей администрации Волгограда и делопроизводителей структурных подразделений администрации Волгограда по правилам внесения данных в поля форм СЕЭД согласно приложению к Инструкции.
8.1.3. Учет и регистрация внутренних документов:
размещение: территориальные и отраслевые структурные подразделения администрации Волгограда;
назначение: обеспечение деятельности главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, работа с делопроизводителями структурных подразделений;
основные функции:
получение документов и списков их рассылки;
создание РКК на документы (регистрация);
регистрация проектов РКК на документы, созданные в территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда;
создание КР (наложение резолюции);
постановка документов на контроль (при необходимости);
уведомление исполнителя о документе по электронной почте;
передача документов исполнителям;
отнесение документов в дела.
8.1.4. Учет и регистрация ОРД:
размещение: протокольный отдел администрации Волгограда, отдел кадров администрации Волгограда (в части приказов управляющего делами администрации Волгограда);
основные функции:
получение документов и списков их рассылки от исполнителей (в электронном и бумажном видах) с созданной исходящей карточкой;
регистрация проектов РКК на документы, созданные делопроизводителями структурных подразделений, или создание РКК на документы в СЕЭД (регистрация);
занесение в РКК списков рассылок документов;
уведомление исполнителей о документах по электронной почте;
рассылка документов исполнителям.
8.1.5. Контроль обработки входящих, исходящих, внутренних документов и ОРД:
размещение: общий отдел администрации Волгограда (канцелярия), комитет по организации работы органов местного самоуправления администрации Волгограда, территориальные и отраслевые структурные подразделения администрации Волгограда;
основные функции:
постановка документов, заданий и поручений на контроль;
установка периодичности контроля документов, заданий и поручений;
создание КП (занесение поручений) для ОРД и постановка их на контроль;
контроль за ходом исполнения документов, заданий и поручений;
контроль внесения в СЕЭД данных об исполнении документов и заданий;
перенос сроков исполнения документов, заданий и поручений (при необходимости);
снятие с контроля заданий и документов, определение количества просроченных дней (при необходимости), выявление невыполненных заданий;
анализ исполнительской дисциплины, формирование сводок, справок, отчетов и перечней по исполнительской дисциплине.
8.2. Функции делопроизводителей структурных подразделений.
В территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда организуется участок (рабочее место ответственного) делопроизводителя структурного подразделения.
Назначение: обеспечение деятельности руководителей территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда, работа с исполнителями.
8.2.1. Учет и регистрация входящих документов:
получение документов;
отметка в РКК при получении документов от делопроизводителей администрации Волгограда;
создание РКК на документ (регистрация) - при получении от курьеров и почтовых работников;
создание КР документов (наложение резолюций);
постановка документов и заданий на контроль (при необходимости);
уведомление исполнителя о документе;
передача документов исполнителям;
внесение в РКК сведений об исполнении документов по данным, полученным от исполнителей;
снятие с контроля документов, заданий и поручений, поставленных на контроль руководителями территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда.
8.2.2. Учет и регистрация исходящих документов:
получение документов и списков их рассылки от исполнителей;
передача документов руководителям территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда;
создание РКК на документ (регистрация) - при подписании руководителями территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда;
передача документов для отправки получателям через общий отдел администрации Волгограда (канцелярию);
согласование исходящего документа с входящим;
передача документов главе администрации Волгограда или заместителям главы администрации Волгограда через общий отдел администрации Волгограда (канцелярию).
Делопроизводителям структурных подразделений при учете и регистрации в СЕЭД исходящих и входящих документов руководствоваться памяткой для делопроизводителей администрации Волгограда и делопроизводителей структурных подразделений администрации Волгограда по правилам внесения данных в поля форм СЕЭД согласно приложению к Инструкции.
8.2.3. Учет и регистрация внутренних документов:
при разработке документов в территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда:
получение документов и списков их рассылки от исполнителей;
передача документов руководителям территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда;
создание РКК на документ (регистрация) в случае подписания руководителями территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда;
создание проекта РКК в случае подписания главой администрации Волгограда или одним из заместителей главы администрации Волгограда;
передача документов в структурное подразделение адресата или в общий отдел администрации Волгограда (канцелярию);
при получении внутренних документов в территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда:
передача документов руководителям территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда;
создание КР (наложение резолюции);
постановка документов на контроль (при необходимости);
передача документов исполнителям;
внесение в РКК сведений об исполнении документов, заданий и поручений по данным, полученным от исполнителей;
снятие с контроля документов, заданий и поручений, поставленных на контроль руководителями территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда;
отнесение документов в дела.
8.2.4. Учет и регистрация ОРД:
при разработке документов в территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда:
получение от исполнителей согласованных проектов ОРД и создание проектов РКК на документы (предварительная регистрация);
получение оформленных документов;
отметка в РКК о получении документов;
при выполнении поручений в территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда:
внесение поручений руководителей территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда (создание КП ОРД);
постановка поручений на контроль (при необходимости);
уведомление исполнителя о поручении по ОРД;
передача документов исполнителям;
внесение в РКК ОРД сведений об исполнении документов по данным, полученным от исполнителей;
снятие с контроля документов, заданий и поручений, поставленных на контроль руководителями территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда.
9. Организация контроля за исполнением документов
9.1. Общие положения.
Средства СЕЭД обеспечивают автоматизацию контроля за исполнением документов, заданий и поручений, в том числе:
автоматический сбор информации обо всех документах, заданиях и поручениях администрации Волгограда, поставленных на контроль;
автоматическое уведомление исполнителя о постановке документов, заданий и поручений на контроль;
напоминание исполнителям о приближении контрольных сроков;
отображение исполненных и неисполненных заданий и поручений;
отображение документов, заданий и поручений по срокам их исполнения ("за 2 дня", "текущий день", "срок истек");
отображение хода исполнения документов, заданий и поручений;
формирование справок и отчетов по исполнительской дисциплине.
Любая постановка документов на контроль создает в базе данных "Контроль заданий" универсальную ККЗ, хранящую все основные реквизиты документа, по которому составлено задание или поручение.
Все поставленные на контроль документы, задания и поручения отображаются в группе видов "Неисполненные". Когда резолюция отмечается как исполненная, то ККЗ переходит в группу видов "Исполненные". Если задание снимается с контроля, то ККЗ переходит в группу видов "Снятые с контроля". Каждая ККЗ хранит ссылку на резолюцию, по которой было поставлено задание или поручение на контроль в соответствующей базе данных.
9.2. Функции делопроизводителей структурных подразделений по контролю за исполнением документов.
Делопроизводители структурных подразделений по контролю за исполнением документов обеспечивают:
постановку на контроль документов и заданий по резолюциям руководителей территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда (создание ККЗ);
внесение в РКК сведений об исполнении документов, заданий и поручений (создание КИ) по данным, полученным от исполнителей;
снятие с контроля в СЕЭД документов, заданий и поручений по указаниям главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда и руководителей территориальных и отраслевых структурных подразделений администрации Волгограда;
формирование отчетов и справок по исполнительской дисциплине в территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда.
9.3. Функции ответственных сотрудников администрации Волгограда за контролем исполнения.
Размещение: комитет по организации работы органов местного самоуправления администрации Волгограда.
Делопроизводители структурных подразделений обеспечивают:
постановку на контроль заданий, определенных входящими документами и ОРД;
контроль за ходом исполнения документов, заданий и поручений, поставленных на контроль главой администрации Волгограда или заместителями главы администрации Волгограда;
внесение в СЕЭД данных о переносе сроков исполнения;
контроль внесения в СЕЭД данных об исполнении документов и заданий;
внесение в СЕЭД данных о снятии документов с контроля;
формирование справок и отчетов по исполнительской дисциплине;
анализ информации о ходе исполнения документов, заданий и поручений.
10. Администрирование СЕЭД
Администрирование СЕЭД осуществляется выделенными специалистами отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства администрации Волгограда, осуществляющими следующие задачи и функции:
обеспечение надежного функционирования программного обеспечения СЕЭД;
поддержание в актуальном состоянии баз данных СЕЭД;
обеспечение установки, ведения и функционирования баз данных СЕЭД;
формирование и ведение политики доступа пользователей к базам данных и документам СЕЭД;
своевременное внесение изменений в базы данных "Структура системы" и "Структура администрации Волгограда", связанные с изменением организационно-штатной структуры организации;
обновление программного обеспечения, связанное с выходом более новых версий СЕЭД и корректировкой ошибок, проявившихся в процессе работы;
контроль за работой сервисных агентов баз данных СЕЭД;
консультирование и оказание практической помощи по функциональным, технологическим и информационно-справочным вопросам, возникающим в процессе использования СЕЭД у делопроизводителей администрации Волгограда и делопроизводителей структурных подразделений.
Отдел информационного обеспечения
и автоматизации делопроизводства
администрации Волгограда
Приложение
к Инструкции по ведению
делопроизводства с использованием
средств системы единого
электронного документооборота
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
администрации Волгограда
от 19 ноября 2004 г. № 1737
ПАМЯТКА
ДЛЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЕЙ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
И ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЕЙ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ
ВОЛГОГРАДА ПО ПРАВИЛАМ ВНЕСЕНИЯ ДАННЫХ В ПОЛЯ ФОРМ СИСТЕМЫ
ЕДИНОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1. Общие положения
В базах данных "Входящие документы" и "Исходящие документы" следует регистрировать документы только сторонних организаций.
Все документы, созданные в администрации Волгограда и адресованные в территориальные и отраслевые структурные подразделения администрации Волгограда и носящие характер доклада или просьбы (служебные записки, докладные записки, письма и т.д.), необходимо регистрировать в базе данных "Внутренние документы". Все документы, созданные в администрации Волгограда, адресованные в территориальные и отраслевые структурные подразделения администрации Волгограда или в подчиненные организации и носящие распорядительный характер (постановления, распоряжения, приказы), регистрировать в базе данных "Организационно-распорядительные документы".
Если документ уже зарегистрирован в системе в каком-либо территориальном или отраслевом структурном подразделении администрации Волгограда, то повторно его не регистрировать, а искать в базе данных по номеру или по другим реквизитам; после нахождения в систему вносить данные о резолюции или отчет об исполнении.
Если документ пришел из территориального или отраслевого структурного подразделения администрации Волгограда, где система не установлена и документ имеет номер, записанный в журнале регистрации того территориального или отраслевого структурного подразделения администрации Волгограда вручную, то такой документ следует регистрировать в базе данных "Внутренние документы" с помощью действия "Регистрация/Запись № вручную". При этом указывать подпись, которая стоит в документе.
2. Внесение данных о корреспонденте
При создании регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) для входящих и исходящих документов данные об организациях следует выбирать из справочника организаций (база данных "Справочник организаций") командой "Поиск" или, если поиском найти организацию не удалось, командой "Выбор".
Если по надписи на корреспонденции неясно, из какой организации поступил документ или где он был подготовлен, то в ограниченную прямоугольной рамкой область, в которой пользователь может вводить с клавиатуры текст (далее - поле ввода), указать "н/у" (не установлено). Если документ поступил от частного лица, указывать "ч. л.", в этом случае можно дополнительно указать адрес частного лица.
В случае если организацию в справочнике найти не удалось, необходимо ввести в систему единого электронного документооборота данные о новой организации. При этом при заполнении полей необходимо следить за тем, чтобы названия корреспондентов и авторов начинались с прописной буквы, а все остальные записи вводились строчными буквами. Обязательными для заполнения являются поля ввода:
"Полное название организации";
"Краткое название организации"; если данное поле не вводится, то его следует копировать из полного названия организации.
Данные о вновь введенных организациях ("Заявка на создание новой организации") должны в обязательном порядке рассматривать специалисты отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства администрации Волгограда и в зависимости от правильности и полноты ввода реквизитов организации могут быть:
утверждены;
объединены с этой же организацией, введенной ранее в справочник с другим названием и данными;
утверждены с дополнением или изменением реквизитов организации;
удалены из справочника (удаление производится в крайнем случае, так как при этом в РКК вместо названия организации появляется запись "Удалена из базы данных "Справочник организаций").
В случае изменения данных об организации и ее сотрудниках редактирование реквизитов организации осуществляют специалисты отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства администрации Волгограда непосредственно в базе данных "Справочник организаций".
3. Назначение и порядок заполнения полей ввода карточки
"Описание организации"
3.1. Поле ввода "Полное название организации".
Это текстовое поле ввода предназначено для введения полного названия организации. Если в справочнике уже существует документ с таким же полным названием, то при сохранении РКК будет выведено сообщение об этом, новой записи в справочнике не будет создано, а в РКК установится ссылка на существующий документ в справочнике (в РКК сохраняется только краткое название организации).
Поле ввода "Полное название организации" необходимо заполнять реквизитами организации с бланка документа в следующем порядке:
населенный пункт, область (край, республика);
полное название организации (кавычки ставятся, если они есть на бланке организации);
при заполнении поля ввода:
слова разделять пробелами;
знаки препинания (запятые) ставить между названиями населенного пункта и названием организации.
Например:
Волжский, Волгоградская область, сад-ясли № 6;
Волгоград, торгово-развлекательный комплекс "Парк-Хаус";
В. Соколов, Волгоград, отделение связи № 21;
Иваново, ОАО "Волгоградтелеком".
3.2. Поле ввода "Краткое название организации".
Это текстовое поле ввода предназначено для введения краткого названия организации. Если в справочнике уже существует документ с таким же кратким названием, то при сохранении РКК будет выведено сообщение об этом, новой записи в справочнике не будет создано, а в РКК сохранится название организации и установится ссылка на существующий документ в справочнике.
Поле ввода "Краткое название организации" следует вносить с бланка документа или оно заполнится автоматически из поля "Полное название организации", если краткое название введено не будет.
Аббревиатуру ООО, ОАО, ЗАО вводить не нужно.
Поля ввода "ИНН" и "Банковские реквизиты" - это текстовые поля, предназначенные для введения ИНН и банковских реквизитов организации, не являются обязательными для заполнения.
Раздел "Адрес" - раздел РКК служит для заполнения адреса организации. При заполнении в поля ввода вносить следующие данные:
страна, регион;
юридический адрес;
реальный (почтовый) адрес;
телефоны (многозначное поле ввода, данные вводятся через запятую);
факс;
E-mail (адрес электронной почты);
телекс, телетайп.
Все поля ввода текстовые, заполняются по необходимости при наличии соответствующих данных.
В поле ввода "Категория" вносить информацию об организационно-правовой форме организации (ОАО, ЗАО, ООО, ГП, ФГУП).
Поле ввода "Категория" является необязательным для заполнения.
В поле ввода "Тематика" вносить информацию о сфере деятельности организации.
Поле ввода "Тематика" является необязательным для заполнения.
3.3. Поле ввода "Автор".
В поле ввода "Автор" должна стоять сначала фамилия, а затем инициалы.
Нельзя начинать ввод фамилии автора с пробела.
При вводе нескольких фамилий после запятой ставить пробел.
Автор документа вводится сразу после выбора организации среди ранее заведенных авторов в справочник для данной организации или, если авторы ранее введены не были или нужно указать нового автора, с помощью поля ввода "Введите авторов". Параметры поля ввода следует переносить с бланка документа в следующем порядке:
фамилия, инициалы;
через тире - должность автора документа (не обязательно);
при наличии нескольких авторов - их данные вводить в указанном в письме порядке через точку с запятой.
Например:
Иванов К.В. - главный бухгалтер; Петров Л.Д. - председатель Совета директоров; Сидоров В.Н. - директор; Васин В.И. - руководитель департамента.
Заполнение списка адресатов при создании РКК на документ: если документ направлен нескольким адресатам, то необходимо ввести полный список.
Если документ направляется сотрудникам, не входящим в список адресатов, то необходимо заполнить поле ввода "Кому перенаправлен" на закладке "Доставка".
Если указанные фамилии не вносить в РКК, то эта карточка не будет видна лицам, которым был передан документ.
Заполнение заголовка: заголовок можно выбрать из классификатора или ввести вручную, но начинаться он должен со слов "О..." или "Об...".
Заполнение информации о доставке: доставка - поле заполняется получателями документа для отражения времени доставки и текста, касающегося доставки.
Отдел информационного обеспечения
и автоматизации делопроизводства
администрации Волгограда
