ПОСТАНОВЛЕНИЕ главы администрации г. Волжского Волгоградской обл. от 16.11.2004 № 4643
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ВОЛЖСКОГО"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛЖСКОГО
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 ноября 2004 г. № 4643
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ВОЛЖСКОГО
В целях приведения в соответствие Положения об архивном отделе администрации г. Волжского, руководствуясь требованиями Приказа Федеральной архивной службы России от 09.01.2001 № 76 "Об утверждении Примерного положения об архивном отделе органа местного самоуправления", Постановлением главы администрации г. Волжского от 04.01.2002 № 14 "О порядке разработки и утверждения должностных инструкций муниципальных служащих, трудовых прав и обязанностей работников, положений об отделах, управлениях, комитетах администрации г. Волжского и ее структурных подразделений", статьей 39 Устава г. Волжского Волгоградской области, постановляю:
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации г. Волжского согласно приложению № 1.
2. Положение об архивном отделе администрации г. Волжского, утвержденное Постановлением главы администрации г. Волжского от 22.05.2002 № 1486, с момента принятия настоящего постановления считать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации И.А. Битиеву.
Глава администрации
И.Н.ВОРОНИН
Приложение № 1
к Постановлению
главы администрации
города Волжского
Волгоградской области
от 16 ноября 2004 г. № 4643
--> примечание.
Положение фактически утратило силу в связи с изданием Постановления Главы городского округа - г. Волжский Волгоградской обл. от 01.11.2006 № 479-ГО, которым утверждено Положение об архивном отделе администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области.
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ВОЛЖСКОГО
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение об архивном отделе администрации г. Волжского (далее по тексту - Положение) разработано в соответствии с действующим законодательством и с целью регламентации деятельности и определения основных задач, обязанностей и прав архивного отдела администрации города Волжского (далее по тексту - Отдел).
1.2. Отдел является структурным подразделением администрации города Волжского (далее по тексту - Администрация) без статуса юридического лица и призван обеспечить деятельность Администрации по вопросам архивного дела.
1.3. Отдел в своей деятельности подчиняется непосредственно управляющему делами Администрации в соответствии со структурой Администрации.
1.4. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств городского бюджета.
1.5. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами РФ и Волгоградской области, Уставом города Волжского, постановлениями и решениями Волжской городской Думы, постановлениями и распоряжениями главы администрации г. Волжского, настоящим Положением об архивном отделе.
1.6. Отдел имеет печать, штампы и бланки со своим наименованием.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее по тексту - Комитет);
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;
- подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.
2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования город Волжский.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве представительного органа, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений города Волжского; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти субъекта Российской Федерации в установленном порядке.
3. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
3.1. Структура и штатная численность Отдела утверждается главой Администрации по представлению управляющего делами Администрации.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
4.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению:
4.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей информации, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования город Волжский и субъекта Российской Федерации;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей информации, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей информации, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;
- документов на различных видах носителей информации по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города Волжского;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.
4.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
4.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.
4.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования город Волжский:
- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с Комитетом, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
4.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных учреждений города Волжского; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории г. Волжского;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в Комитет поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
4.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, выполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверение копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
4.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти субъекта Российской Федерации в установленном порядке:
- осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации;
- информирование Администрации о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.
4.6. Разработка текущих и перспективных планов работы Отдела, подготовка материалов для участия в федеральных, областных, городских программах развития архивного дела, согласование их с соответствующими службами Администрации и Комитетом.
4.7. Составление всех форм установленной отчетности по архивному делу.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ОТДЕЛАМИ, СЛУЖБАМИ,
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ АДМИНИСТРАЦИИ
5.1. Взаимоотношения Отдела с другими подразделениями Администрации определяются внутренними документами, утвержденными в установленном порядке.
5.2. Отдел:
- получает от отделов, управлений, комитетов Администрации запросы тематического характера по документам архивных фондов и представляет заверенные ксерокопии необходимых документов;
- взаимодействует с управлением экономики по вопросу получения сведений для создания информационно-справочного аппарата о ликвидированных предприятиях;
- представляет в отдел "Пресс-служба" сведения по истории и знаменательным событиям жизни г. Волжского, а также информацию по другим вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
- представляет правовому управлению на согласование и получение заключения проекты нормативно-правовых актов;
- представляет в отдел по работе с обращениями граждан организационного управления ответы на обращения граждан. Отдел по работе с обращениями граждан осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан архивным отделом;
- представляет в организационное управление ответы на письменные запросы депутатов Волжской городской Думы;
- представляет отделу кадровой политики документы, предусмотренные законодательством о муниципальной службе;
- взаимодействует с управлением образования, управлением культуры, управлением здравоохранения, управлением муниципального имущества г. Волжского и другими структурными подразделениями Администрации по вопросам архивного дела.
5.3. С региональным отделением Российского общества историков-архивистов рассматривает организационно-методические и практические вопросы архивного дела.
6. ПРАВА ОТДЕЛА
Отдел для выполнения возложенных на него задач имеет право:
6.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
6.2. Вносить на рассмотрение Администрации и Комитета предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
6.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
6.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города Волжского, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и регионального архивного законодательства.
В случае нарушения законодательства об архивном фонде и архивах составлять на руководителей организаций протоколы об административных правонарушениях в соответствии со ст. 8 Кодекса Волгоградской области об административной ответственности от 17.07.2002 № 727-ОД.
6.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории г. Волжского, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
6.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
6.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
6.8. Согласовывать инструкции, номенклатуры, положения и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые организациями.
6.9. Осуществлять иные полномочия, определяемые правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации и Волгоградской области.
7. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ ОТДЕЛА
7.1. Своевременное и качественное исполнение функций Отдела, предусмотренных действующим законодательством и настоящим Положением.
7.2. Своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей работниками Отдела.
7.3. Своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан и юридических лиц.
7.4. За нарушение архивного законодательства, а также разглашение конфиденциальной информации работники Отдела несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации и действующими нормативными актами Администрации, утвержденными в установленном порядке.
8. РУКОВОДСТВО ОТДЕЛОМ
8.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и работники Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.
Начальник Отдела назначается и освобождается от должности главой Администрации по представлению управляющего делами Администрации. Это решение может согласовываться с Комитетом.
При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации, а также Комитета. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в Комитет.
8.2. Начальник Отдела:
- непосредственно подчиняется управляющему делами Администрации;
- руководит деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций;
- отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании город Волжский перед Администрацией и в установленном порядке - перед Комитетом;
- отдает в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками Отдела;
- определяет должностные обязанности и составляет проекты должностных инструкций на работников Отдела;
- вносит предложения управляющему делами Администрации по структуре и штатному расписанию Отдела;
- дает рекомендации о поощрении и наложении взыскания на работников Отдела;
- осуществляет контроль за работой работников Отдела, соблюдением трудовой дисциплины;
- выполняет иные полномочия, предусмотренные должностной инструкцией.
8.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций Комитета.
8.4. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется главой Администрации в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Волгоградской области в установленном порядке.
Управляющий делами
администрации г. Волжского
И.А.БИТИЕВА
