ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
Постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Волгограда (прилагается).
2. Считать утратившим силу Постановление главы администрации Волгограда от 28 мая 1995 г. № 160-п "Об инструкции по делопроизводству для городской администрации", за исключением раздела "Составление номенклатуры дел. Формирование дел".
Глава администрации
Ю.В.ЧЕХОВ
Утверждена
Постановлением главы
администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. № 790
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Волгограда (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы со служебной документацией (далее - документы) в администрации Волгограда (далее - Администрация) и ее территориальных и отраслевых структурных подразделениях (далее - структурные подразделения) в процессе деятельности.
Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота; создание и оформление документов; порядок работы с документами и письмами граждан в Администрации, контроль за их рассмотрением и исполнением; составление номенклатур и формирование дел; подготовку документов и писем граждан к их дальнейшему хранению и использованию.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Волгоградской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, действующими государственными стандартами по оформлению организационно - распорядительных документов, Уставом города - героя Волгограда, Регламентом администрации Волгограда.
1.3. Применение Инструкции должно способствовать формированию официально - делового стиля документов, подготавливаемых в Администрации и ее структурных подразделениях; унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов; сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.
Инструкция является обязательной для исполнения структурными подразделениями, работниками и лицами, осуществляющими подготовку и оформление документов.
1.4. Структурные подразделения могут организовывать и вести делопроизводство на основании инструкций и других нормативно - методических документов, самостоятельно разработанных и согласованных с соответствующими структурными подразделениями, если они не противоречат настоящей Инструкции. Указанные документы в структурных подразделениях утверждаются руководителями этих подразделений.
1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
1.6. Требования Инструкции распространяются на все документы несекретного характера.
Правила, определяющие порядок работы с секретными, конфиденциальными документами и документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", утверждаются соответствующими инструкциями.
Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, и с другими документами, независимо от их носителей.
1.7. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.
Об утрате документов немедленно докладывается руководителю соответствующего структурного подразделения.
1.8. Передача документов (копий документов), в том числе их электронных версий, из структурных подразделений работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей этих структурных подразделений.
1.9. Нарушение требований Инструкции влечет дисциплинарную ответственность сотрудника Администрации.
1.10. Контроль за ведением делопроизводства в Администрации осуществляет управляющий делами Администрации.
2. Общие требования к оформлению документов
2.1. Документы, подготавливаемые в Администрации и фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с государственными стандартами, а также настоящей Инструкцией.
При подготовке и оформлении соответствующих документов используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - идентификатор электронной копии документа.
2.2. Бланки документов.
2.2.1. Документы, подготавливаемые в Администрации, должны оформляться на бланках определенного образца.
2.2.2. Устанавливаются два основных формата бланков документов:
А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТу 9327.
2.2.3. Бланки документов должны иметь поля не менее:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 15 мм;
нижнее - 20 мм.
2.2.4. В Администрации используются следующие виды бланков документов:
общий бланк (формат А4) (согласно приложениям 1, 2);
бланк письма (форматы А4, А5);
бланк резолюции (формат А6);
бланк конкретного вида документа (формат А4).
На бланках писем реквизиты располагаются угловым способом, а на общих бланках, бланках резолюций и бланках конкретных видов документов - продольным.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов (в том числе и правовых актов), кроме писем. Общий бланк включает реквизиты 01 и 04.
Бланк письма включает реквизиты 01, 02, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.
Бланк резолюции и бланк конкретного вида документа, кроме письма, включают реквизиты 01, 02, 05, 06, 08, 12 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.
2.2.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге.
Образцы бланков документов структурных подразделений, не включающие изображение Государственного герба Российской Федерации, разрабатываются в структурных подразделениях и утверждаются их руководителями.
При разработке образцов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.
Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать над реквизитом 03.
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.2.6. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.
2.3. Требования к оформлению реквизитов документов.
2.3.1. Герб Российской Федерации.
В Администрации для изготовления документов используют бланки с воспроизведением герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки). Исключение составляют проекты документов, а также письма, направляемые одним структурным подразделением в другое, которые изготавливают на соответствующих бланках без воспроизведения герба. Если на бланке документа воспроизведен герб Российской Федерации, то не должно быть слов "Российская Федерация" и наоборот.
Применение гербовых бланков обязательно при изготовлении документов, направляемых:
за рубеж;
в федеральные органы государственной власти;
в органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
в Волгоградскую областную Думу;
в Администрацию Волгоградской области;
в органы местного самоуправления Волгограда;
в различные учреждения, организации или на предприятия;
гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам, лицам без гражданства.
Допускается тиражирование документов, изготовленных на гербовых бланках, предназначенных для рассылки, средствами оперативной полиграфии Администрации при условии заверения каждой копии документа печатью соответствующего структурного подразделения.
2.3.2. Код организации - автора документа.
Код организации - автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления.
2.3.3. Код формы документа.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.3.4. Наименование организации - автора документа.
Наименование структурного подразделения, являющегося автором документа, должно соответствовать его наименованию, закрепленному в положении о данном структурном подразделении.
Сокращенное наименование структурного подразделения приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного структурного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в положении о данном структурном подразделении.
Над наименованием структурного подразделения указывают наименование вышестоящей организации - Администрация Волгограда.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее Администрацию или соответствующее структурное подразделение.
2.3.5. Справочные данные об организации - авторе документа.
Справочные данные о структурном подразделении включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW - сервер) в сети Internet и др.).
2.3.6. Наименование вида документа.
Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и располагается после наименования организации - автора документа. Наименование вида документа:
а) печатается прописными буквами, размером шрифта не менее 16 пунктов;
б) выравнивается по центру;
в) выделяется полужирным шрифтом.
2.3.7. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько структурных подразделений, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется словесно - цифровым способом в последовательности: день, месяц, год. Например: 15 января 2002 г.
Допускается оформление даты следующим образом: день месяца и месяц двумя парами арабских цифр, а год четырьмя арабскими цифрами. Например: 15.02.2002.
2.3.8. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. По усмотрению структурного подразделения порядковый номер может быть дополнен буквой, характеризующей вид документа (например, порядковый номер приказа будет выглядеть, как № 56-п, инструкции - № 56-и), или индексами:
дела по номенклатуре дел;
структурных подразделений или направлений деятельности;
должностных лиц - авторов документа;
корреспондентов или исполнителей;
наименований видов документов и т.п. Например:
№ 1 - 3/115 1 - номер структурного
подразделения,
3 - номер дела по
номенклатуре,
115 - порядковый номер
документа;
№ ОК - 3/115 ОК - отдел кадров,
3 - номер дела по
номенклатуре,
115 - порядковый номер
документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих структурных подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
На № ___________ от __________
Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма - ответа.
2.3.10. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". В таком случае указывают, как правило, Волгоград.
2.3.11. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа и, при необходимости, дополняют данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне, или конфиденциальной информации.
2.3.12. Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Если документ изготавливается на гербовом бланке, реквизит "Адресат" размещают на одном уровне с реквизитом "Наименование организации" (ниже уровня расположения герба).
2.3.12.1. Адресатами могут быть: органы государственной власти, их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица, граждане.
2.3.12.2. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
2.3.12.3. Если документ является ответным, то первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
2.3.12.4. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.
2.3.12.5. Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Министерство юстиции России
Управление систематизации
законодательства
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:
ЗАО "Торговый мир"
Бухгалтерия
Главному бухгалтеру
Л.П.Николаевой
2.3.12.6. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов Волгограда.
2.3.12.7. В состав реквизита "Адресат", при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". В соответствии с ними установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и в документах:
наименование адресата;
улица, № дома, № квартиры;
населенный пункт;
область (край), республика;
страна (для международных писем);
почтовый индекс.
Адрес получателя пишется в правой части конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес. Например:
Комитет по делам молодежи
администрации Волгограда
ул. Караванная, д. 9,
Волгоград, 400011
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Р.О.Вербину
ул. им. В.И.Ленина,123,
Волгоград, 400122
Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующим образом:
Директору ЗАО "Развитие"
А.И.Федорову
ф. (095)2354108
2.3.13. Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
2.3.13.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
2.3.13.2. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель комитета по
образованию администрации
Волгограда
Личная подпись П.П.Петров
23 января 2002 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
2.3.13.3. При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением главы
администрации Волгограда
от 17 мая 2002 г. № 12
2.3.14. Резолюция.
2.3.14.1. В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6. Резолюция включает в себя:
фамилию, имя, отчество исполнителя;
содержание поручения;
срок исполнения;
дату резолюции;
подпись руководителя.
Например:
Васильеву К.А.
Подготовить проект распоряжения к 26.01.2002
подпись, дата.
2.3.14.2. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это - лицо, названное в резолюции первым).
2.3.14.3. Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения.
2.3.15. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:
а) о чем (о ком?). Например:
О создании аттестационной комиссии;
б) чего (кого?). Например:
Должностная инструкция секретаря - референта.
2.3.16. Отметка о контроле.
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле (буква "К") проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом, фломастером или специальным штампом "Контроль" и располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
2.3.17. .
2.3.17.1. составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж).
2.3.17.2. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера граф, а в правом верхнем углу листа - "Продолжение таблицы". Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа печатается слово "Таблица" и указывается ее порядковый номер без знака N.
Например: Таблица 1.
Общими требованиями к связанному тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения. должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально - деловом стиле.
При оформлении текста документа на двух и более страницах первая страница документа не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа без знака точки. Приложение к документу, состоящее из двух и более страниц, нумеруется как самостоятельный документ и на каждой странице в правом верхнем углу пишется: "Продолжение приложения...".
2.3.17.3. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Например: год - г., тысяча - тыс., метр - м, улица - ул. и т.д.
В реквизитах "Адрес" и "Подпись" сокращения не допускаются. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в тексте, в реквизите "Подпись"). В протоколах и выписках из них при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно полностью соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций.
2.3.17.4. состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
2.3.17.5. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
2.3.17.6. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:
1. Раздел.
1.1. Подраздел.
1.1.1. Пункт.
1.1.1.1. Подпункт.
Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.
Перечисления внутри пунктов (подпунктов) пишутся после двоеточия со строчной буквы, начинаются с красной строки дефисом, заканчиваются точкой с запятой, кроме последнего, который заканчивается точкой.
2.3.17.7. В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили" и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав комитета входят", "комиссия установила", "комитет полагает").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "Администрация Волгограда направляет").
2.3.17.8. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.
2.3.17.9. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются в начале текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).
2.3.17.10. Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги чернилами черного, синего или фиолетового цвета, не допускается писать карандашом, чернилами красного, зеленого или других цветов, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
2.3.18. Отметка о наличии приложения.
2.3.18.1. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
2.3.18.2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Положение о городской комиссии по недвижимости при администрации Волгограда на 2 л. в 1 экз.
2. Состав городской комиссии по недвижимости при администрации Волгограда на 1 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
2.3.18.3. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается слово Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:
Приложение 2
к распоряжению
главы администрации
Волгограда
от 14 января 2002 г. № 8
2.3.18.4. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации Волгограда и приложения к ней, всего на 52 листах.
2.3.18.5. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
2.3.19. Подпись.
2.3.19.1. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа.
2.3.19.2. Документы представляются на подпись соответствующим должностным лицам исходя из их компетенции, полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.
Документы информационно - справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
2.3.19.3. Подписываются экземпляр документа, отсылаемый адресату, и экземпляр документа, который остается в деле отправителя.
При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, но не более 4, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа.
При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются его размноженные и заверенные копии.
2.3.19.4. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи. При оформлении документа на бланке соответствующего органа или должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" указывается сокращенно, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности. Например:
Председатель комитета подпись П.П.Петров
но
Председатель комитета по образованию
администрации Волгограда подпись П.П.Петров
2.3.19.5. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель комитета по финансам подпись Д.Н.Шилов
Заместитель председателя
комитета по финансам подпись Е.Е.Ревина
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:
Председатель комитета по Председатель комитета по
внешним связям имуществу
Личная Личная
подпись Г.И.Козлов подпись В.И.Петров
2.3.19.6. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например:
Председатель комиссии Личная подпись Б.Д.Никольский
Заместитель
председателя комиссии Личная подпись Т.Н.Кожевникова
Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Листвина
Члены комиссии: Личная подпись А.А.Алексеев
Личная подпись Б.Б.Бочкин
Личная подпись В.В.Вербина
2.3.19.7. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту.
2.3.19.8. В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.
2.3.20. Гриф согласования документа.
2.3.20.1. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит, при необходимости, согласованию.
2.3.20.2. Согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома
от 14 февраля 2002 г.
СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета по торговле
администрации Волгограда
Подпись Н.Д.Иванова
16 марта 2002 г.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:
Лист согласования прилагается.
Подпись дата
2.3.20.3. Полученные при согласовании проекта документа замечания (дополнения) учитываются. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.
При внесении незначительных изменений (дополнений) технического характера (устранение опечаток, грамматических ошибок и т.д.) проект документа после перепечатки не подлежит согласованию вторично.
2.3.21. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату, а также должность лица, визирующего документ, например:
Председатель комитета по торговле
Личная подпись В.А.Петренко 25 марта 2002 г.
2.3.22. Печать.
Печать ставится на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права должностных лиц; фиксирующих факты, связанные с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности и часть подписи.
В делопроизводстве Администрации применяются круглая гербовая печать Администрации, гербовая печать аппарата Администрации, печать протокольного отдела Администрации, печать особой части Администрации.
Круглая гербовая печать Администрации проставляется на документах, связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, и документах по личному составу (служебные удостоверения, трудовые книжки, справки о стаже работы и др.), подписанных главой Администрации, его заместителями, подтверждая подлинность подписей. Круглая гербовая печать Администрации хранится у управляющего делами Администрации или у его заместителя.
Гербовая печать аппарата Администрации проставляется на документах, связанных с финансово - хозяйственной деятельностью аппарата Администрации и подписанных управляющим делами Администрации, главным бухгалтером Администрации, подтверждая подлинность подписей. Печать аппарата Администрации хранится в отделе по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности Администрации.
Печать протокольного отдела Администрации проставляется на копиях правовых актов главы Администрации и хранится в протокольном отделе Администрации.
Печать особой части Администрации проставляется на документах секретного делопроизводства и хранится в отделе мобилизационной и секретной работы Администрации.
2.3.23. Отметка о заверении копии.
2.3.23.1. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Начальник отдела кадров Подпись С.С.Семенов
Верно
Инспектор личная подпись О.В.Волкова
26 марта 2002 г.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
2.3.23.2. Администрация и ее структурные подразделения могут выдавать копии только издаваемых ими документов.
2.3.24. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи с ним для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе документа включает его фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона. Отметка об исполнителе документа располагается, в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Петров или Петров Василий Иванович
34 13 14 34 13 14
2.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело № ..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.3.26. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Администрацию (в структурное подразделение) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.3.27. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатор электронной копии документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в соответствующем структурном подразделении.
3. Подготовка и оформление основных видов документов
3.1. Положение - документ, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения на его основе разрабатываются индивидуальные положения. Типовые положения разрабатываются для структурных подразделений.
Положения о структурных подразделениях включают следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе "Общие положения" указываются: полное официальное наименование структурного подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует структурное подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, наличие у структурного подразделения печати.
В разделе "Основные задачи" перечисляются основные проблемы, решаемые структурным подразделением и определяющие характер и направления деятельности структурного подразделения.
В разделе "Функции" указываются действия или виды работ, которые должно выполнять структурное подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности структурного подразделения.
В разделе "Права и обязанности" перечисляются права, которыми наделяется структурное подразделение в лице его руководителя, и обязанности, выполняемые структурным подразделением.
В разделе "Ответственность" устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель структурного подразделения в случае невыполнения структурным подразделением своих обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки структурного подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими другими структурными подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет структурное подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Обязательными реквизитами положения являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о структурных подразделениях подписываются руководителем структурного подразделения, утверждаются постановлением главы Администрации.
3.2. Должностная инструкция - документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Раздел "Общие положения" включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий ("руководит", "подготавливает", "утверждает", "рассматривает", "выполняет", "обеспечивает" и т.п.).
В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени структурного подразделения или Администрации в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В разделе "Ответственность" определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе "Взаимоотношения" указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, в какие сроки и какую информацию представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов, и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается постановлением главы Администрации или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных структурных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
3.3. Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально - техническое обеспечение заседаний. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.
Регламент Администрации утверждается постановлением главы Администрации. В процессе подготовки регламент проходит обсуждение на заседании коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой.
3.4. Штатное расписание - документ, определяющий численность и должностной состав работников Администрации с указанием должностных окладов (при необходимости - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением наименования организации, наименования вида документа, даты, номера документа, места составления, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад и месячный фонд заработной платы по должностным окладам.
Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на управляющем делами Администрации. Проект штатного расписания визируется руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером, отделом кадров, правовым управлением, заместителями главы Администрации.
Штатное расписание утверждается главой Администрации.
Образец штатного расписания:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением главы
администрации Волгограда
от _________ № _________
Штатное расписание
------------------T--------------T---------------T---------------¬
¦ Наименование ¦ Количество ¦ Должностной ¦ Месячный ¦
¦ должности ¦ единиц ¦ оклад ¦ фонд ¦
¦ ¦ ¦(минимальный - ¦(минимальный - ¦
¦ ¦ ¦ максимальный) ¦ максимальный) ¦
¦ ¦ ¦ (руб.) ¦ (руб.) ¦
L-----------------+--------------+---------------+----------------
Аппарат администрации Волгограда
3.5. Инструкция - документ, содержащий правила, регулирующие организационные, научно - технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.
В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Например: "Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии".
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, правовым управлением, заместителем главы Администрации, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Утверждаются инструкции постановлением главы Администрации.
Документы инструктивного характера могут также называться: "Правила", "Положение", "Порядок".
3.6. Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.
Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом. Программа, как правило, кроме текстовой части, содержит приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозначение самих приложений оформляются как в подпункте 2.3.18 Инструкции.
Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы) и утверждения.
Программа подписывается руководителем структурного подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждается программа руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом и т.п.). До утверждения программа проходит стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Согласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилагаемом к программе.
Программы, разрабатываемые органами исполнительной власти местного самоуправления, утверждаются представительными органами власти местного самоуправления.
3.7. План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса; график финансирования (при необходимости); исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении (контроль). Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия может состоять из двух составных частей: наименования проблемы, темы или вопроса и отдельных этапов. Графа "Исполнитель" может состоять также из двух составных частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей или головной организации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания выполнения запланированного мероприятия.
Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями структурных подразделений - разработчиков, утверждаются главой Администрации или его заместителями.
Некоторые виды работ требуют составления календарных планов, графиков или смет (приложения 3 - 5).
Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируются инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов.
Образец оформления плана:
Текущий план работы
отраслевых структурных подразделений
администрации Волгограда на IV квартал 2003 г.
------T----------------------------T--------------T--------------¬
¦ № ¦ Наименование мероприятий ¦ Срок ¦ Исполнители ¦
¦ п/п ¦ ¦ исполнения ¦ ¦
+-----+----------------------------+--------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L-----+----------------------------+--------------+---------------
1.
2.
Комитет по организации работы органов местного
самоуправления администрации Волгограда
3.8. Постановление - правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и стратегических задач, а также по вопросам, затрагивающим права и законные интересы граждан и организаций Волгограда.
Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановление, название вида документа, дату и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.
При оформлении постановлений главы Администрации необходимо руководствоваться Методическими указаниями по подготовке и оформлению правовых актов в аппарате администрации города, утвержденными Распоряжением главы Администрации от 3 октября 1996 г. № 703-р.
3.9. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.
Решения оформляются в том же порядке, что и постановления (пункт 3.8 Инструкции).
3.10. Приказ - акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
Приказы по личному составу Администрации фиксируются в книге приказов по Администрации. Книга приказов ведется отделом кадров Администрации. Основанием для издания приказов являются:
заявления о приеме, увольнении, отпуске, и т.д. лиц, не замещающих муниципальные должности муниципальной службы и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Администрации;
служебные записки о замещении, совмещении и т.д. лиц, не замещающих муниципальные должности муниципальной службы и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Администрации.
Копии приказов печатаются в машинописном бюро, на каждой копии проставляется заверительная надпись согласно подпункту 2.3.23.1 Инструкции. Копии приказов передаются в канцелярию Администрации, общий отдел Администрации, отдел по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности Администрации, отдел кадров Администрации и в структурные подразделения по принадлежности. Подписываются приказы управляющим делами Администрации, а в его отсутствие - заместителем управляющего делами Администрации.
По окончании книги приказов ее листы нумеруются, книга сшивается и сдается в архив.
3.11. Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях решения оперативных вопросов в отношениях с муниципальными предприятиями и учреждениями, а также деятельности Администрации. Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и постановления (пункт 3.8 Инструкции).
3.12. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола).
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или помощнике руководителя. Они несут ответственность за правильность записей в протоколе.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания; заголовок грамматически согласуется с названием вида документа. Например: Протокол заседания коллегии Администрации.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой форме протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должности и места работы, если их не более 15; если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Наряду с вопросом указываются фамилия докладчика и его должность.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ ... ВЫСТУПИЛИ ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах приводятся фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению; в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" фиксируется принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может делиться на пункты.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретарем). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.
3.13. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю структурного подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется главе Администрации. Внешняя докладная записка подписывается главой Администрации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
3.14. Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).
3.15. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником Администрации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
3.16. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Заявление адресуется главе Администрации, его заместителю или руководителю самостоятельного структурного подразделения. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование структурного подразделения, название документа, дата, адресат, фамилия, имя, отчество и должность заявителя, подпись.
Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса ("Прошу перевести...", "Прошу предоставить..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.
Образец заявления:
Главе администрации
Волгограда
И.И.Ивановой
от ведущего специалиста
комитета по торговле
администрации Волгограда
Петровой Анны Ивановны
Заявление
Прошу предоставить мне дополнительный оплачиваемый отпуск с
25 марта 2002 г.
Дата Подпись
3.17. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.
Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, подпись.
Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность в структурном подразделении, на которую предлагается назначить или переместить работника.
Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководителю организации.
3.18. Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.
Письма составляются на специальных бланках форматов А4 или А5 в зависимости от размера текста. Обязательными реквизитами писем являются: наименование организации - автора, почтовые реквизиты организации - автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (подпункт 2.3.17.7 Инструкции).
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускается до пяти страниц машинописного текста.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, построенный по схеме "О чем?", например:
"О нарушении договорных обязательств"
"Об оказании научно - технической помощи".
Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.
Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.
Письмо визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего письмо, при необходимости, руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем главы Администрации, курирующим соответствующее направление, если письмо будет подписываться главой Администрации. Визируется письмо на втором экземпляре, остающемся в канцелярии Администрации на хранение.
Подписывать письма должны:
в адрес руководства Администрации Волгоградской области - глава Администрации, а в его отсутствие - исполняющий обязанности главы Администрации;
в другие подразделения - глава Администрации, его заместители или управляющий делами Администрации в соответствии с распределением обязанностей.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.
Сопроводительные письма посылаются:
с документами Администрации, не имеющими адресующей части;
если необходимо изложить дополнительные сведения (просьбу) по поводу высылаемого документа;
при пересылке документа, составленного другим учреждением или частным лицом.
3.19. Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата простой телеграммы составляет до 6 часов, срочной - до 3 часов.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).
Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:
точка - ТЧК;
запятая - ЗПТ;
двоеточие - ДВТЧ;
кавычки - КВЧ;
скобки - СКБ;
номер - НР.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставится регистрационный номер телеграммы.
Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.
3.20. Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.
Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.
Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации: точек (.) и запятых (,) и различных шрифтов.
Телекс передается латинским шрифтом; для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица.
Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.
Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента.
Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.
Структура служебного заголовка может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной организации, стране.
Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обращения. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях.
Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.
Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Знак "+?" в конце телекса - ожидание ответа или нового сообщения - исключает необходимость вновь набирать номер.
В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут.
Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.
3.21. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований к оформлению документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
3.22. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности; фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки или журналы.
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
3.23. Электронное письмо - электронное сообщение (информационный поток), передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Электронное письмо состоит из заголовка (конверта), содержащего служебную информацию, и тела письма, содержащего передаваемую информацию.
3.24. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения. Это акты сдачи - приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема - сдачи (материальных ценностей, документов); приема - передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).
Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими на регулярной основе комиссиями.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт". Например: акт проверки финансово - хозяйственной деятельности муниципального учреждения, акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также кем составлен акт (председатель, члены комиссии).
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, может содержать материал, представленный в виде таблицы.
При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
Акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
3.25. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию; справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Внешние справки оформляются на общем бланке Администрации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.
Заголовок к тексту справки строится по схеме "О чем?" и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.
Внешние справки подписываются главой Администрации или его заместителем, курирующим соответствующее направление. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.
Справки, выдаваемые Администрацией на основании документов Администрации по просьбе заинтересованных лиц и содержащие сведения об их работе, занимаемой должности и другие, подписываются управляющим делами Администрации и заверяются гербовой печатью Аппарата Администрации.
3.26. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.
В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем.
3.27. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.
3.28. Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
3.29. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Текст перечня оформляется в виде таблицы.
Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
3.30. Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.
Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.
Тексты списков могут излагаться в табличной форме. Перечисление лиц в списках осуществляется в алфавитном порядке, инициалы ставятся после фамилий, указываются должность и место работы. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем организации.
3.31. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.
Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).
В заголовке отчета указываются:
наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии...", "Отчет о работе отдела...");
отчетный период (за 2002 год, за период с января по июнь 2001 года, за I квартал 2002 г.).
В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.
Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем структурного подразделения; отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку отчета; отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем. Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом.
Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.
К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.
4. Особенности оформления документов,
направляемых за рубеж
4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны, оформляются на гербовых бланках для писем главы Администрации, первых заместителей главы Администрации, заместителей главы Администрации, структурных подразделений.
4.2. , как правило, печатается на русском языке.
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
4.3. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ; название учреждения или фирмы; затем адресные данные в следующей последовательности: дом, улица, город, почтовый индекс, страна.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ" писать "Германия").
4.4. Заголовок к тексту не составляется.
4.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Администрацию, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа".
4.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.
4.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата (согласно пункту 4.3 настоящей Инструкции) и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны - адресата.
5. Выполнение машинописных и множительных работ
5.1. Выполнение машинописных работ.
5.1.1. Машинописные работы должны выполняться в строгом соответствии с Регламентом администрации Волгограда, утвержденным Постановлением главы Администрации от 25 февраля 1999 г. № 223 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда", и настоящей Инструкцией.
5.1.2. Правила машинописного оформления документов.
Оформление документов может осуществляться на персональных компьютерах и машинописными аппаратами.
Обязательными требованиями к оформлению документов на компьютерах являются:
текстовый редактор MS Word для Windows;
сохранение документов выполняется в форматах MS Word 6.0 или RTF;
основной используемый шрифт - Times New Roman Cyrillic;
размер шрифта - 14 пунктов.
При печатании документа поля должны быть не менее:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 15 мм;
нижнее - 20 мм.
Допускается печатание через 1 межстрочный интервал текстов документов формата А5.
Первую строку каждого абзаца (красную строку) печатают, отступив 5 печатных знаков от границы левого поля.
Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" следует отделять друг от друга 1,5 или 2 межстрочными интервалами.
Реквизиты отделяют друг от друга 2 или 3 межстрочными интервалами.
Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Если заголовок превышает 5 строк (150 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.
Если документ оформляется на нескольких листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Во всех документах недопустимы нарушения следующих правил набора:
а) знаки препинания не отбиваются от предшествующего текста, допускается отбивать пробелом только вопросительный знак (?);
б) не отбиваются от цифр знаки "процент", "градус", "минута", "секунда", например: 45%;
в) одним пробелом цифра отбивается от N, §, но при вводе нужно использовать неразрывный пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;
г) дефис пробелами не отбивается, например: 10-процентный; отбивается пробелами тире, например: Иванов - главный специалист; кроме сочетаний, имеющих смысл "от" и "до", например: 1941 - 1945 гг.
Перенос осуществляется в строгом соответствии правилам орфографии; не переносятся на следующую строку:
знак тире и все остальные знаки препинания;
наращения к цифрам, например: 25-го;
сокращенные обозначения, отделяя их переносом от стоящих перед ними числительных, например: 1939 г.;
фамилии, если предыдущая строка заканчивается инициалами;
сокращенные обозначения мер, отделяя эти обозначения от цифр, стоящих в предыдущей строке.
5.1.3. Машинописные работы выполняются в следующей последовательности (очередности):
в первую очередь печатаются документы, имеющие пометку "срочно";
во вторую - ответы, обращения, письма в вышестоящие организации за подписью главы Администрации;
в третью - правовые акты главы Администрации и их проекты;
затем - письма, обращения в вышестоящие организации за подписью заместителей главы Администрации, управляющего делами;
ответы на жалобы, обращения, письма, прочие документы.
5.1.4. Работники машинописного бюро ставят на отпечатанном документе под подписью или на обратной стороне свои коды, обозначающие начальные буквы фамилии и имени. Например: Новикова Дарья - нд или Варина Наталья - вн.
Считку напечатанного текста проводит машинистка, при необходимости, совместно с исполнителем.
Работники машинописного бюро несут ответственность за качественное оформление документа и соответствие его оригиналу.
5.2. Выполнение множительных работ.
Копировально - множительные работы выполняются в множительном бюро общего отдела Администрации только по заявке руководителя структурного подразделения при наличии разрешающей визы управляющего делами Администрации, его заместителя или начальника общего отдела Администрации. В заявке должны быть указаны количество экземпляров и объем сдаваемого материала в листах (приложение 6).
Заведующий множительным бюро общего отдела Администрации:
принимает материал на копирование и сдает выполненную работу под роспись;
ведет журнал учета и регистрации сдаваемого материала;
обеспечивает и отвечает за сохранность материала на период копирования;
выдает выполненную работу лицам, сдававшим оригиналы. Выдача выполненной работы лицам, не сдававшим оригиналы, производится по согласованию с начальником общего отдела Администрации.
6. Порядок подготовки правовых актов
Правовые акты готовятся в соответствии с Методическими указаниями по подготовке и оформлению правовых актов в аппарате администрации города, утвержденными Распоряжением главы Администрации от 3 октября 1996 г. № 703-р.
7. Подготовка заседаний коллегии Администрации
Планирование работы коллегии, порядок подготовки, проведения заседаний, оформления решений коллегии Администрации осуществляются в соответствии с Положением о коллегии администрации Волгограда, утвержденным Постановлением главы Администрации от 25 ноября 1997 г. № 1347 "Об утверждении Положения о коллегии администрации Волгограда" и Регламентом администрации Волгограда, утвержденным Постановлением главы Администрации от 25 февраля 1999 г. № 223 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда".
8. Документооборот
Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки ответа заявителю (организации, учреждению) образует документооборот Администрации. Прохождение и исполнение документов должно быть оперативным, все операции должны выполняться в порядке и последовательности, указанными в Инструкции.
8.1. Порядок работы с входящими документами.
Документы, поступающие в Администрацию на имя главы Администрации и его заместителей, принимаются, регистрируются и учитываются только в канцелярии общего отдела Администрации (далее - канцелярия) в регистрационных журналах и автоматизированной базе данных "Канцелярия".
Основные этапы работы с входящими документами заключаются в следующем:
прием и первоначальная обработка;
регистрация;
предварительное рассмотрение и распределение по руководителям и исполнителям;
передача по назначению;
рассмотрение руководством Администрации;
доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя;
контроль за выполнением;
исполнение или использование информации, содержащейся в документах;
возврат документов с отметкой об исполнении;
помещение в дело;
передача дел в архив.
8.1.1. Прием и первоначальная обработка входящих документов состоят из следующих операций: проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, проверка целостности вложений.
При вскрытии конвертов с документами работниками канцелярии проверяются правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений составляется акт (приложение 7) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу и отправляется на рассмотрение адресату, третий возвращается отправителю.
Конверты после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда надо установить адрес отправителя или иметь доказательство о дате отправки и получения документа.
8.1.2. Регистрация документов осуществляется путем проставления индекса и даты с последующим занесением необходимых сведений о документе в регистрационный журнал и автоматизированную базу данных "Канцелярия".
Цель регистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля.
Канцелярия регистрирует документы до 16 часов датой текущего дня, а с 16.00 - датой следующего дня.
В регистрационные журналы и автоматизированную базу данных "Канцелярия" заносятся сведения о документах:
входящих, поступающих на имя главы Администрации, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, его заместителя, начальника общего отдела Администрации;
исходящих, отправляемых за подписью главы Администрации, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, его заместителя, начальника общего отдела Администрации.
Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, передаются работниками канцелярии без регистрации в соответствующие структурные подразделения.
Корреспонденция на иностранных языках передается для перевода в комитет зарубежных, межрегиональных связей и внешнеэкономической деятельности Администрации, затем вместе с текстом перевода направляется по назначению.
Регистрации не подлежат повестки, пригласительные билеты, поздравительные телеграммы и открытки, проспекты, счета, бланки, извещения, периодические издания.
На пакетах с пометкой "Лично" проставляется только дата получения, и они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.
Регистрация документов заключается в:
занесении информации о документе в регистрационный журнал;
проставлении на документе в правом нижнем углу штампа установленной формы с регистрационным номером и датой получения документа;
занесении информации о документе в автоматизированную базу данных "Канцелярия".
Каждый документ должен регистрироваться только один раз; вся переписка по вопросам первичного документа ведется под одним регистрационным номером.
При регистрации используются следующие справочные материалы: номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; перечень документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением; классификатор учреждений, исполнителей.
Регистрацию писем и заявлений граждан ведет отдел обращений граждан Администрации в соответствии с Законом Волгоградской области от 31 марта 1999 г. № 253-ОД "О порядке рассмотрения обращений граждан в Волгоградской области".
Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении заносится в автоматизированную базу данных "Канцелярия" и хранится не менее трех лет.
Документы, переданные в Администрацию по факсу и электронной почтой, регистрируются при соблюдении правильности оформления документа. Документы без подписи должностного лица не подлежат регистрации, на таких документах проставляется дата получения документа, и без регистрационного номера такой документ направляется на рассмотрение руководителю по принадлежности.
Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениями аппарата Администрации ведется без регистрации документов в канцелярии.
При передаче в пределах Администрации документа, числящегося за одним исполнителем, другому исполнитель должен сообщить об этом в канцелярию для занесения данных о передаче документа в регистрационный журнал и автоматизированную базу данных "Канцелярия".
8.1.3. Зарегистрированные документы передают в день их поступления на рассмотрение главе Администрации, его заместителям, управляющему делами Администрации, руководствуясь постановлениями главы Администрации о распределении обязанностей между главой Администрации, его заместителями, управляющим делами Администрации. Результаты рассмотрения документов по существу содержащихся в них вопросов отражаются в резолюциях руководства (подпункт 2.3.14 Инструкции) и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам структурных подразделений. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в регистрационный журнал и автоматизированную базу данных "Канцелярия".
Одновременно с почтовой доставкой корреспонденции канцелярия получает документы от исполнителей для передачи их главе Администрации и его заместителям, а также на отправку другим исполнителям.
Документы доставляются и забираются помощниками главы Администрации, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, структурными подразделениями из канцелярии с 10 часов до 16 часов каждого дня. Срочные документы доставляются немедленно.
8.1.4. Главе Администрации, как правило, передаются на рассмотрение документы, присланные вышестоящими органами, по перспективному планированию, по финансовым и бюджетным вопросам, письма о критических выступлениях в органах печати и другие документы по принципиальным вопросам деятельности Администрации. Допускается в экстренных случаях передача документов непосредственно ответственным исполнителям (структурным подразделениям) с последующим докладом о них главе Администрации.
Информационные сообщения о проведении семинаров, конференций, различных мероприятиях из других регионов, направленные на имя главы Администрации, передаются ему в полном объеме через комитет зарубежных, межрегиональных связей и внешнеэкономической деятельности Администрации.
Документ, исполнение которого должны осуществлять несколько исполнителей (структурных подразделений), копируется помощником главы Администрации или помощниками его заместителей в количестве, равном количеству исполнителей.
Ответственному исполнителю передается оригинал документа, соисполнителям отправляются ксерокопии.
Состояние документов, находящихся на рассмотрении главы Администрации, его заместителей, управляющего делами Администрации, фиксируется работниками канцелярии (на подготовке, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело).
8.1.5. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены и списаны исполнителем "В дело" с расшифровкой своей подписи, отметкой о решении вопроса, указанием даты списания. В автоматизированную базу данных "Канцелярия" и регистрационный журнал вносится отметка о списании документа "В дело". Сам документ подшивается в папку с соответствующим номенклатурным кодом.
8.1.6. Документ должен помещаться в дело только после исполнения и снятия с контроля с соответствующими отметками о ходе исполнения.
8.1.7. Законченные делопроизводством дела в течение двух лет хранятся в канцелярии, затем передаются в архив по описи. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения его работники в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации структурного подразделения формируют все имеющиеся законченные делопроизводством документы в дела и передают их в архив, независимо от сроков хранения. Документы, требующие исполнения, по согласованию с руководителями передаются другим структурным подразделениям на доработку.
8.2. Порядок работы с исходящими документами.
Основные этапы работы с исходящей корреспонденцией заключаются в следующем: проверка правильности адресования и наличия приложений, регистрация, сортировка, составление почтового реестра, вложение в конверт, заклеивание и маркирование, помещение копии документа в дело.
8.2.1. Ответственность за правильность оформления документа несет исполнитель, готовивший этот документ. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю для доработки.
8.2.2. Документ за подписью главы Администрации визируется на втором экземпляре руководителем структурного подразделения, готовившего его.
Документ, отсылаемый по инициативе структурного подразделения за подписью главы Администрации, должен быть завизирован руководителем соответствующего структурного подразделения и заместителем главы, курирующим работу данного структурного подразделения.
Проект письма зарубежному адресату подлежит согласованию с комитетом зарубежных, межрегиональных связей и внешнеэкономической деятельности Администрации. Письма зарубежным адресатам (в том числе посольствам и представительствам иностранных государств) оформляются на бланках Администрации.
8.2.3. В соответствии с распределением обязанностей между главой Администрации, его заместителями, управляющим делами Администрации документ подписывает тот из руководителей, который курирует вопросы, затронутые в документе. При этом письма в Правительство Российской Федерации, Администрацию Волгоградской области подписывает только глава Администрации или, в его отсутствие, исполняющий обязанности главы Администрации.
Руководители структурных подразделений подписывают:
письма - информации;
отдельные письма - запросы в пределах своей компетенции;
письма, составленные на основе уже утвержденных распорядительных документов.
8.2.4. Исходящие документы, подлежащие регистрации и отправлению, должны поступать в канцелярию правильно и полностью оформленными, иметь: сведения об исполнителе (фамилия, телефон); полный почтовый адрес (кроме документов, отправляемых постоянным адресатам); отметку о виде почтового отправления. Заказное отправление допускается только для отдельных документов в случае крайней необходимости.
Для регистрации и отправления в канцелярию предоставляется два экземпляра документа, подписанных руководителем: один - для отсылки адресату, второй, с подписью руководителя и визой исполнителя, остается в канцелярии и подшивается в дело.
8.2.5. При работе с исходящими документами работники канцелярии должны обрабатывать и отсылать документы не позднее 2 дней с момента их сдачи в канцелярию исполнителем.
Регистрация исходящих документов производится в регистрационном журнале исходящих документов и автоматизированной базе данных "Канцелярия". Все письма - ответы на исходящий документ регистрируются за одним номером. Адрес на конверте оформляется в соответствии с подпунктом 2.3.12.7 Инструкции.
В письмах одного содержания, отправляемых по нескольким адресам, работники канцелярии должны подчеркивать наименование того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма.
Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.
Для отсылки текстовых документов постоянным адресатам (например, администрациям районов) целесообразно использовать конверты с заранее отпечатанным адресом.
Для отсылки документов адресатам все конверты маркируются на маркировальной машине с оттиском адреса Администрации.
На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляется реестр. В реестр на отправляемую корреспонденцию вносятся номера писем, подписанных главой Администрации, его заместителями и управляющим делами Администрации, а также номера писем - ответов заявителям, отправляемых отделом обращений граждан Администрации.
Письма, отправляемые через канцелярию структурными подразделениями, вносятся в реестр количественным результатом.
Например:
-----------------------------------------------------------------¬
¦Дата 10.07.2002 ¦
¦Наименование структурного Управление административных ¦
¦подразделения органов ¦
¦Количество писем 13 шт. ¦
L-----------------------------------------------------------------
8.3. Порядок подготовки и прохождения внутренних документов.
К внутренним документам условно относятся документы, оформляющие деятельность Администрации, ее структурных подразделений и отдельных работников, не предназначенные к отправке другому учреждению.
Основную часть внутренних документов Администрации составляют планы, бюллетени, справки, докладные записки, списки и т.д.
9. Порядок работы с письменными обращениями граждан
9.1. Письменные предложения, заявления, ходатайства и жалобы (далее - обращения) граждан регистрируются в отделе обращений граждан Администрации и приемных администраций районов Волгограда. Граждане пересылают обращения почтой или приносят лично.
Обращения граждан, присланные почтой, регистрируются в отделе обращений граждан Администрации (далее - отдел обращений) и в приемных администраций районов Волгограда (далее - приемные).
На обращениях, принесенных лично гражданами, делается отметка специалистами отдела обращений о его приеме.
9.2. Письменное обращение должно содержать наименование и адрес органа или должностного лица, которому оно направляется; изложение существа обращения; фамилию, имя, отчество подателя обращения; адрес; данные о месте жительства, работы или учебы; дату и личную подпись.
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат.
9.3. Письменные обращения регистрируются специалистами отдела обращений (приемных) непосредственно в день поступления в отдел обращений (приемные).
Обращения граждан, поступившие во второй половине последнего рабочего дня недели или в предпраздничные дни, регистрируются первым рабочим днем, следующим после нерабочих дней.
9.4. На каждое письменное обращение специалистами отдела обращений (приемных) заводится дело; регистрационная карточка; присваивается индивидуальный номер с занесением в регистрационный журнал. Краткое содержание обращения, данные заявителя вносятся в компьютерную программу по работе с обращениями граждан (при ее наличии).
9.5. В день поступления обращения после его регистрации оно передается главе Администрации или его заместителям, в компетенции которых находится решение вопроса, содержащегося в обращении, через их помощников, при этом специалистами отдела обращений (приемных) делается отметка в учетной карточке о передаче дела.
Обращения по вопросам, не входящим в компетенцию Администрации, направляются заместителями главы Администрации по подведомственности для дачи ответа заявителю. Заявители уведомляются об этом в письменной форме.
9.6. Глава Администрации, его заместители, получившие обращение, обязаны в пятидневный срок направить его по подведомственности для исполнения, о чем заявитель извещается письменно.
Запрещается направлять жалобы граждан тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.
Вся переписка, сопровождающая перемещение обращений граждан, осуществляется через отдел обращений (приемные).
В тех случаях, когда руководитель принял решение о разрешении обращения лично или поручил рассмотреть его специалисту своего структурного подразделения, помощник руководителя в устной форме извещает об этом специалистов отдела обращений (приемной). После поступления данной информации специалистом отдела обращений (приемных) делается соответствующая запись в регистрационной карточке.
9.7. Сроки рассмотрения обращений граждан.
9.7.1. Обращения граждан должны быть рассмотрены в течение одного месяца с момента регистрации в отделе обращений (приемных).
9.7.2. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в срок до 15 дней со дня их регистрации.
9.7.3. При необходимости проведения проверки срок рассмотрения может быть продлен не более чем на один месяц главой Администрации или его заместителем, направившим обращение на исполнение, с письменным сообщением об этом лицу, подавшему обращение, и в отдел обращений (приемные).
9.7.4. Обращения военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно либо не позднее 7 дней со дня их поступления.
9.7.5. Обращения депутатов всех уровней рассматриваются в соответствии с федеральными законами и законами Волгоградской области.
9.7.6. Если окончание срока исполнения обращения совпадает с выходными или праздничными днями, ответ заявителю дается в день, предшествующий этим выходным или праздничным дням.
9.8. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляет отдел обращений (приемные).
9.9. В тех случаях, когда исполнители не представляют ответ заявителю на его обращение в установленный законом срок, специалистами отдела обращений (приемных) в день окончания срока исполнения обращения делается письменное напоминание исполнителю. О нарушении сроков рассмотрения обращений граждан в этот же день докладывается руководителю, направившему обращение на исполнение.
9.10. Руководитель, отвечающий за работу с обращениями граждан в Администрации и администрациях районов Волгограда, обязан не реже одного раза в квартал проверять состояние дел по рассмотрению обращений граждан у нижестоящих органов и должностных лиц.
9.11. График проверки работы с обращениями граждан готовит отдел обращений (приемные) и представляет его руководителю, отвечающему за работу с обращениями граждан, за день до начала календарного месяца.
9.12. Устными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, высказанные гражданами во время личного приема, проводимого руководителем в отделе обращений (приемных). Краткое содержание устного обращения и принятого по нему решения заносятся должностным лицом, ведущим прием граждан, в карточку приема граждан.
9.13. Помощник или специалист, отвечающий за работу с обращениями граждан, по указанию руководителя заносит в свой журнал личного приема граждан резолюцию руководителя и лично осуществляет контроль за ее выполнением.
9.14. График личного приема граждан согласовывает начальник отдела обращений (приемных) с руководителями, ведущими прием, или с их помощниками.
Подписывает график управляющий делами Администрации (района), утверждает глава Администрации (района).
График личного приема граждан вывешивается в первый рабочий день месяца в помещении, где проходит личный прием.
9.15. При необходимости график личного приема передается для опубликования в городские (районные) средства массовой информации.
9.16. Запись на личный прием производится в индивидуальном порядке по телефону или при посещении отдела обращений (приемных).
9.17. Рассмотрение обращений депутатов всех уровней осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
10. Контроль исполнения распорядительных документов
10.1. Контроль исполнения распорядительных документов в Администрации направлен на обеспечение их своевременного и качественного исполнения и осуществляется в соответствии с требованиями Регламента администрации Волгограда, утвержденного Постановлением главы Администрации от 25 февраля 1999 г. № 223 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда", нормативными документами о порядке организации контроля за исполнением правовых актов Администрации.
Организационно - методическое руководство работой по обеспечению учета, контроля, проверки и анализа результатов исполнения контролируемых распорядительных документов осуществляет управляющий делами Администрации. Оперативный контроль за исполнением распорядительных документов осуществляет комитет по организации работы органов местного самоуправления Администрации.
10.2. Контролю за исполнением подлежат:
правовые акты Администрации;
решения коллегии Администрации;
постановления Волгоградского городского Совета народных депутатов, в которых даны поручения Администрации;
совместные постановления Волгоградского городского Совета народных депутатов и главы Администрации;
входящие распорядительные документы (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Главы Администрации Волгоградской области и другие документы) с резолюцией главы Администрации.
10.3. Все документы, в том числе поступившие из вышестоящих органов, регистрируются в канцелярии, передаются для рассмотрения главе Администрации, затем с его резолюцией о контроле направляются управляющему делами Администрации. После этого они ставятся на контроль в комитете по организации работы органов местного самоуправления Администрации, и в тот же день с контрольным талоном передаются через канцелярию с поручением главы Администрации заместителям главы Администрации по принадлежности.
10.4. Заместители главы Администрации, управляющий делами Администрации, которым направляются распорядительные документы с резолюцией главы Администрации, определяют конкретных исполнителей постановлений, распоряжений и других документов, промежуточные сроки проверки хода выполнения и конечные сроки представления отчетов по их исполнению. Эти же лица утверждают план организационных мероприятий по исполнению тех документов, исполнение которых рассчитано на длительный период.
10.5. Контроль за исполнением распорядительных документов осуществляют руководители структурных подразделений, другие должностные лица, которые несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений, объективность информации о ходе исполнения документов, представляемой в комитет по организации работы органов местного самоуправления Администрации.
В случаях, когда исполнение документов поручено одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку и представление информации об исполнении несет должностное лицо, указанное в документе первым.
В информации должны быть отражены конкретные результаты проделанной работы и содержаться мотивированные предложения о снятии с контроля распорядительных документов.
10.6. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в тексте самих документов либо в резолюциях должностных лиц Администрации.
Резолюции и поручения главы Администрации исполняются в следующие сроки:
если срок не указан - в течение месяца;
если есть пометка "срочно" - в течение одного дня.
10.7. Для своевременного учета и анализа вся информация о ходе и результатах исполнения распорядительных документов подается за 3 дня до назначенной даты исполнения в комитет по организации работы органов местного самоуправления Администрации помощниками тех должностных лиц, на которых непосредственно возложен контроль за исполнением.
Срок исполнения контролируемых документов может быть продлен руководителем, его установившим, на основании аргументированной просьбы исполнителя. Перенос срока оформляется не менее чем за 3 дня до истечения срока исполнения. После принятия решения о переносе срока информация об этом передается в комитет по организации работы органов местного самоуправления Администрации.
10.8. Для снятия с контроля исполненных распорядительных документов обобщенная информация представляется в комитет по организации работы органов местного самоуправления Администрации и после анализа передается через управляющего делами Администрации главе Администрации, заместителям главы Администрации для принятия окончательного решения о снятии с контроля.
Распорядительные документы, контроль за исполнением которых глава Администрации оставляет за собой, снимаются с контроля им лично.
Документы, снятые с контроля, не прекращают своего действия.
10.9. Контроль за прохождением проектов нормативных правовых актов, вносимых в Волгоградский городской Совет народных депутатов, в соответствии со статьей 45 Регламента администрации Волгограда, утвержденного Постановлением главы Администрации от 25 февраля 1999 г. № 223 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда", осуществляет комитет по организации работы органов местного самоуправления Администрации. Он обеспечивает регистрацию указанных проектов в канцеляриях Администрации и Волгоградского городского Совета народных депутатов, хранение контрольных экземпляров. Комитет по организации работы органов местного самоуправления Администрации получает от подразделений Волгоградского городского Совета народных депутатов необходимую информацию о ходе их рассмотрения в комитетах Волгоградского городского Совета народных депутатов и представляет ее соответствующим структурным подразделениям Администрации, полномочному представителю Администрации в Волгоградской областной Думе, Администрации Волгоградской области и Волгоградскому городскому Совету народных депутатов, другим заинтересованным должностным лицам Администрации.
Аппарат администрации
Волгограда
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. № 790
СХЕМА
РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦ ЗОН НА БЛАНКЕ
ФОРМАТА А4 ПРОДОЛЬНЫМ СПОСОБОМ
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. № 790
СХЕМА
РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦ ЗОН НА БЛАНКЕ
ФОРМАТА А4 УГЛОВЫМ СПОСОБОМ
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. № 790
Согласовано
Заместитель главы
администрации Волгограда
(по принадлежности)
"___" __________ 200_ г.
УТВЕРЖДАЮ
в сумме 62 тыс. 213 рублей
Глава администрации
Волгограда
И.И.Иванова
Смета расходов от ___________ № ______,
связанных с направлением в город - партнер Киев
официальной делегации администрации Волгограда
на празднование Дня города.
Расходы произвести за счет средств, выделенных
на проведение мероприятий комитета зарубежных,
межрегиональных связей и внешнеэкономической
деятельности администрации Волгограда на 2002 год
Состав делегации: 2 человека
Сроки поездки: с 9 по 12 июля 2002 г.
1. Проезд по маршруту Волгоград - Москва - Волгоград
1 тыс. 700 руб. x 1 чел. x 2 раза 3 тыс. 400 рублей
2 тыс. 700 руб. x 1 чел. x 2 раза 5 тыс. 400 рублей
2. Проезд по маршруту Москва - Киев - Москва
4 тыс. 264 руб. x 2 чел. x 2 раза 17 тыс. 056 рублей
3. Суточные на территории России
55 руб. x 1 сутки x 2 чел. 110 рублей
4. Суточные на территории Украины
20 дол. США x 29,1 руб. x 3 суток x 2 чел. 3 тыс. 492 рубля
5. Официальный подарок городу Киеву
3 тыс. руб. x 1 шт. 3 тыс. рублей
6. Сувениры
270 руб. x 1 чел. 270 рублей
145 руб. x 1 чел. 145 рублей
Итого 62 тыс. 213 рублей
Председатель комитета зарубежных,
межрегиональных связей
и внешнеэкономической деятельности
администрации Волгограда Подпись ___________________
(инициалы, фамилия)
Руководитель департамента
финансов администрации Волгограда Подпись ___________________
(инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер
администрации Волгограда Подпись ___________________
(инициалы, фамилия)
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. № 790
УТВЕРЖДАЮ
в сумме 62 тыс. 213 рублей
Глава администрации
Волгограда
И.И.Иванова
Смета расходов,
связанных с направлением в город - партнер Киев
официальной делегации администрации Волгограда
на празднование Дня города
Состав делегации: 2 человека
Сроки поездки: с 9 по 12 июля 2002 г.
1. Проезд по маршруту Волгоград - Москва - Волгоград
1 тыс. 700 руб. x 1 чел. x 2 раза 3 тыс. 400 рублей
2 тыс. 700 руб. x 1 чел. x 2 раза 5 тыс. 400 рублей
2. Проезд по маршруту Москва - Киев - Москва
4 тыс. 264 руб. x 2 чел. x 2 раза 17 тыс. 056 рублей
3. Суточные на территории России
55 руб. x 1 сутки x 2 чел. 110 рублей
4. Суточные на территории Украины
20 дол. США x 29,1 руб. x 3 суток x 2 чел. 3 тыс. 492 рубля
5. Официальный подарок городу Киеву
3 тыс. руб. x 1 шт. 3 тыс. рублей
6. Сувениры
270 руб. x 1 чел. 270 рублей
145 руб. x 1 чел. 145 рублей
Итого 62 тыс. 213 рублей
Председатель комитета зарубежных,
межрегиональных связей
и внешнеэкономической деятельности
администрации Волгограда Подпись ___________________
(инициалы, фамилия)
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. № 790
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением (постановлением)
главы администрации
Волгограда
от N
Смета расходов,
связанных с направлением в город - партнер Киев
официальной делегации администрации Волгограда
на празднование Дня города
Состав делегации: 2 человека
Сроки поездки: с 9 по 12 июля 2002 г.
1. Проезд по маршруту Волгоград - Москва - Волгоград
1 тыс. 700 руб. x 1 чел. x 2 раза 3 тыс. 400 рублей
2 тыс. 700 руб. x 1 чел. x 2 раза 5 тыс. 400 рублей
2. Проезд по маршруту Москва - Киев - Москва
4 тыс. 264 руб. x 2 чел. x 2 раза 17 тыс. 056 рублей
3. Суточные на территории России
55 руб. x 1 сутки x 2 чел. 110 рублей
4. Суточные на территории Украины
20 дол. США x 29,1 руб. x 3 суток x 2 чел. 3 тыс. 492 рубля
5. Официальный подарок городу Киеву
3 тыс. руб. x 1 шт. 3 тыс. рублей
6. Сувениры
270 руб. x 1 чел. 270 рублей
145 руб. x 1 чел. 145 рублей
Итого 62 тыс. 213 рублей
Комитет зарубежных, межрегиональных связей
и внешнеэкономической деятельности
администрации Волгограда
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. № 790
Заявка
на ксерокопирование документов от ________________________________
(наименование структурного
__________________________________________________________________
подразделения администрации Волгограда)
Прошу сделать ксерокопию ___ страниц в количестве ___
экземпляров.
_________________________________________ Подпись
(фамилия, инициалы руководителя
структурного подразделения)
___________
(ДАТА)
Аппарат администрации
Волгограда
Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. № 790
УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
администрации Волгограда
____________ С.С.Смирнов
________________ 200_ г.
АКТ
"___" _________ 200_ г. Волгоград
Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что "___" ____________ 200_ г. при
вскрытии пакета
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
в нем не оказалось _______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах:
1. Канцелярии администрации Волгограда
2. _______________________________________________________________
(адресату)
3. _______________________________________________________________
(отправителю)
