ПОСТАНОВЛЕНИЕ администрации г. Волжского Волгоградской обл. от 21.12.1999 № 4155
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛЖСКОГО"
Официальная публикация в СМИ:
"Наш город", № 11, 26.01.2000
Инструкция, утвержденная данным документом, вступила в силу с момента опубликования.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВОЛЖСКОГО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 декабря 1999 г. № 4155
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С
ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛЖСКОГО
Во исполнение Закона Волгоградской области № 253-ОД от 27.04.1999 "О порядке рассмотрения обращений граждан в Волгоградской области" и руководствуясь Федеральным законом № 154-ФЗ от 28.08.1995 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", постановляю:
1. Утвердить Инструкцию о порядке работы с письменными обращениями граждан в администрации г. Волжского согласно приложению.
2. Общему отделу (Трубина М.Г.) довести Инструкцию до руководителей структурных подразделений администрации г. Волжского.
3. Инструкция вступает в силу с момента опубликования в средствах массовой информации.
4. Поручить управляющему делами администрации города Разумову А.В. опубликование постановления с приложением в средствах массовой информации.
5. Признать утратившим силу Постановление главы администрации города от 15 марта 1999 года № 576 "Об утверждении Инструкции о порядке работы с письменными и устными обращениями в администрации города Волжского".
6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации города Разумова А.В.
Глава администрации
г. Волжского
А.А.ШИРЯЕВ
Приложение
к Постановлению
Главы администрации
г. Волжского
от 21 декабря 1999 г. № 4155
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛЖСКОГО
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с письменными обращениями граждан в администрации города.
1.2. Организация работы по рассмотрению письменных обращений граждан в администрации города возлагается на приемную граждан.
1.3. Обращения граждан - индивидуальные или коллективные заявления, предложения, жалобы, ходатайства, изложенные в письменной или устной форме, поданные лично или через представителей.
Предложения - обращения граждан, связанные с вопросами совершенствования деятельности администрации города, ее структурных подразделений, а также муниципальных учреждений и предприятий.
Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.
Жалобы - обращения, содержащие информацию о фактах нарушения прав и законных интересов граждан.
Ходатайства - обращения граждан с просьбой о признании за ними определенного статуса и прав.
Коллективные обращения - обращения двух и более граждан, в том числе принятые на митингах и собраниях.
Заявления и жалобы в интересах несовершеннолетних или недееспособных лиц вправе подать их законные представители, а также органы опеки и попечительства. Подлежат рассмотрению предложения, заявления и жалобы иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на законном основании на территории г. Волжского, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации или международным договором.
1.4. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с ГОСТом 6.38-90 Единой государственной системы делопроизводства, Законом Волгоградской области "О порядке рассмотрения обращений граждан в Волгоградской области" от 31 марта 1999 года, Указом Президиума ВС № 2534-УП от 12 апреля 1968 года "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".
II. РЕГИСТРАЦИЯ, СРОКИ И ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ
ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
2.1. Письменные обращения граждан, поступившие в администрацию г. Волжского, передаются в приемную граждан из канцелярии общего отдела в день их поступления, в раскрытом виде, после проверки правильности доставки и целостности вложений.
2.2. Письменные обращения граждан, поступившие в приемные главы администрации и заместителей главы администрации, передаются в приемную граждан для регистрации.
2.3. Письменные обращения граждан, поступившие в приемную граждан, регистрируются в день их поступления.
2.4. Специалисты приемной граждан читают каждое обращение гражданина, сверяют указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество автора, подчеркивают основные вопросы.
2.5. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат.
2.6. На поступившее письмо гражданина заводится регистрационно-контрольная карточка, которая содержит следующие данные:
- номер и дата поступления;
- фамилия, имя, отчество и адрес автора;
- вид документа (заявление, предложение, жалоба, ходатайства, коллективные обращения);
- откуда поступило с указанием исходящего номера и даты;
- краткое содержание вопроса;
- кому направлено на исполнение;
- резолюция руководителя;
- срок исполнения.
2.7. Нумерация контрольно-регистрационных карточек ведется в хронологическом порядке в пределах календарного года.
2.8. При регистрации на письменных обращениях граждан в нижнем правом углу первого листа ставится штамп, куда вписываются входящий номер и дата поступления, обозначенные в регистрационно-контрольной карточке.
2.9. Поступившие заявления граждан проверяются на повторность.
2.10. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. При работе с ними специалисты приемной граждан подбирают исполнителю имеющиеся документы по предыдущим обращениям заявителя. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.
2.11. Зарегистрированные обращения граждан с сопроводительным письмом для резолюции передаются из приемной граждан главе, заместителям главы, управляющему делами администрации для рассмотрения.
2.12. В соответствии с резолюцией главы, заместителей главы, управляющего делами администрации письма граждан направляются исполнителю через приемную граждан.
Если в резолюции указано несколько лиц для исполнения поручения и в заявлении содержится несколько вопросов, то контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители представляют ему все необходимые материалы для составления ответа не позднее пяти дней до истечения срока исполнения.
2.13. Граждане подают жалобы в те органы и тем должностным лицам, которым непосредственно подчинены органы и должностные лица, действия или бездействия которых обжалуются.
Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения тем должностным лицам и в те организации, действия которых обжалуются.
2.14. При необходимости комиссионного рассмотрения обращения руководитель определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материала по итогам рассмотрения и ответа заявителям.
2.15. Срок рассмотрения обращений граждан не должен превышать одного месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительной проверки и изучения рассматриваются в срок не свыше 15 дней.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, срок рассмотрения может быть продлен главой администрации или заместителями главы, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю. Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложения.
2.16. Заявления военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня их поступления.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, сроки рассмотрения могут быть продлены, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
2.17. Обращения депутатов Государственной Думы РФ рассматриваются безотлагательно.
В случае если необходима проверка и более тщательное изучение материалов, об этом сообщается депутату в течение 3-х дней с момента поступления его обращений.
Окончательный ответ представляется депутату не позднее 30 дней со дня получения обращения.
2.18. Сроки рассмотрения обращений граждан, кроме того, могут быть установлены в тексте поручений директивных органов или в тексте резолюций должностных лиц.
2.19. В результате рассмотрения обращений граждан администрация г. Волжского или должностное лицо принимает решение:
а) о полном или частичном удовлетворении обращения;
б) об отказе в полном или частичном удовлетворении обращения;
в) о принятии мер по разрешению поставленных вопросов и устранению выявленных нарушений.
Решение должно быть мотивированным, со ссылкой на нормативные акты, на основании которых оно принято.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ
ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
3.1. Контроль за прохождением обращений граждан осуществляется приемной граждан на основании учетно-контрольных карточек.
3.2. Исполнитель несет ответственность за соблюдение срока и качества исполнения обращений.
3.3. Приемная граждан за 2 - 3 дня до истечения установленного срока направляет напоминание исполнителям.
3.4. В отдельных случаях приемная граждан может направить руководителю телефонограмму о нарушении сроков рассмотрения.
3.5. При отсутствии ответа после напоминаний специалисты приемной докладывают главе администрации, заместителю главы администрации для принятия мер.
3.6. Обращения граждан, по которым не принято окончательного решения, ставятся на дополнительный контроль, о чем ставится отметка в учетно-контрольной карточке.
3.7. Обращения граждан, на которые представляются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
3.8. Рассмотрение обращений граждан считается законченным, когда заявителю дан ответ и выполнены данные автору обещания, либо когда их разрешение компетентным органом невозможно, о чем сообщено заявителю. В данном случае руководителем администрации, определившим необходимость контроля, данное обращение снимается с контроля с отметкой на ответе "в дело" или "снять с контроля".
3.9. Исполненные письменные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами передаются в приемную граждан.
IV. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ОТВЕТОВ ПРИ
РАССМОТРЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
4.1. Ответы на письменные обращения граждан подписываются главой администрации, его заместителями, управляющим делами либо руководителями структурных подразделений администрации, которым они были направлены на рассмотрение.
4.2. На письменные обращения заявителя должен быть дан письменный ответ. Исполнитель, ответственный за рассмотрение письма и подготовку ответа, обеспечивает печатание и подписание ответа у руководителей администрации.
4.3. Текст ответа должен излагаться четко и кратко, содержать исчерпывающие ответы на поставленные вопросы, а также сведения о том, когда и кем сообщено автору письма о результатах его рассмотрения.
4.4. Руководители структурных подразделений администрации предоставляют возможность заявителям знакомиться с материалами проверки фактов при рассмотрении их обращений.
4.5. Подлинные документы (за исключением подлинных экземпляров обращений) возвращаются заявителю вместе с ответом. Направление заявителю распечатки нормативных документов, на основании которых принято решение, является необязательным.
V. АНАЛИЗ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
5.1. Приемная граждан анализирует характер поступивших обращений граждан, готовит предложения по совершенствованию организации работы с письменными обращениями граждан в администрации и в ее структурных подразделениях.
5.2. Приемная граждан представляет главе администрации:
- информацию по рассмотрению обращений граждан за квартал, за полугодие, за год в сравнении с соответствующим периодом предыдущего года.
VI. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
6.1. Ответственность за организацию работы с письменными обращениями граждан, качественное и своевременное их рассмотрение в структурных подразделениях возложена на руководителей.
6.2. Работа с обращениями граждан в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
6.3. Ежеквартально руководитель структурного подразделения представляет информацию с анализом работы с обращениями граждан в приемную граждан.
VII. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Формирование дел с материалами по обращениям граждан и их хранение осуществляется в соответствии с номенклатурой дел администрации города.
7.2. По истечении установленного срока хранения (пяти) 5 лет обращения граждан уничтожаются по акту.
Управляющий делами
администрации города
А.В.РАЗУМОВ
