ПОСТАНОВЛЕНИЕ главы городского округа - г. Волжский Волгоградской обл. от 01.11.2006 № 479-ГО
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА - ГОРОД ВОЛЖСКИЙ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
ГЛАВА ГОРОДСКОГО ОКРУГА - ГОРОД ВОЛЖСКИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 ноября 2006 г. № 479-ГО
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА - ГОРОД ВОЛЖСКИЙ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Руководствуясь статьей 23 Устава городского округа - город Волжский Волгоградской области, в соответствии с Постановлением Волжской городской Думы от 27.12.2005 № 10/11 "Об утверждении структуры администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области" постановляю:
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области согласно приложению.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации городского округа - город Волжский С.Н. Акользину.
Глава городского округа
И.Н.ВОРОНИН
Приложение
к Постановлению
главы городского
округа - город Волжский
Волгоградской области
от 1 ноября 2006 г. № 479-ГО
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА -
ГОРОД ВОЛЖСКИЙ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение об архивном отделе администрации городского округа - г. Волжский Волгоградской области (далее именуется - Положение) разработано в соответствии с действующим законодательством и с целью регламентации деятельности и определения основных задач, обязанностей и прав архивного отдела администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области (далее именуется - Отдел).
1.2. Отдел создан для выполнения функции органа местного самоуправления - администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области (далее именуется - Администрация) в сфере архивного дела.
Отдел является структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица.
Отдел имеет бланки с указанием своего наименования, а также печать со своим наименованием для удостоверения архивных справок, архивных копий, выписок, выполненных на основе архивных документов.
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Волгоградской области в сфере архивного дела, Уставом городского округа - город Волжский Волгоградской области, постановлениями Волжской городской Думы, постановлениями и распоряжениями Администрации, приказами, инструкциями, методическими указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и настоящим Положением.
1.4. Положение об архивном отделе утверждается главой городского округа - г. Волжский Волгоградской области.
1.5. Отдел в своей деятельности подчиняется непосредственно заместителю главы Администрации в соответствии со структурой Администрации.
1.6. Финансирование и материально-техническое снабжение Отдела осуществляется за счет средств бюджета городского округа - г. Волжский.
1.7. Указания Отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории городского округа - г. Волжский для учреждений, организаций и предприятий (далее именуются - организации) муниципальной формы собственности, в результате деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами архивного отдела являются:
2.1. Осуществление на территории городского округа полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.
2.2. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению.
2.3. Комплектование Отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое, социальное, экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения городского округа - город Волжский.
2.4. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов представительного органа, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий города Волжского; содействие организациям других форм собственности и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования документов.
3. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
3.1. Структура и штатная численность Отдела утверждается главой Администрации по представлению заместителя главы Администрации.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами Отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Осуществляет хранение:
документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;
документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории муниципального образования городской округ - г. Волжский и отнесенных к федеральной собственности и собственности Волгоградской области;
документов негосударственных организаций, общественных организаций и движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в архивный отдел на договорной основе;
документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории городского округа - г. Волжский;
фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кинофотовидеодокументов, отражающих прошлое и настоящее городского округа - г. Волжский;
печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности Отдела.
4.2. Осуществляет государственный учет документов, принятых в Отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее именуется - Комитет).
4.3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их сохранности.
4.4. Разрабатывает списки организаций - источников комплектования Отдела, представляет их на согласование в Комитет и на утверждение главе Администрации.
4.5. Организует отбор архивных документов организаций - источников комплектования Отдела для постоянного хранения и осуществляет их прием в Отдел в соответствии с законодательно установленными сроками.
4.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию Отдела записями воспоминаний, материалами фото-, кино- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий городского округа - г. Волжский.
4.7. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в Отделе, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы с целью оперативного использования документной информации.
4.8. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела.
4.9. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций - источников комплектования Отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.
4.10. Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций - источников комплектования Отдела: положение об экспертной комиссии, положение об архиве, инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел.
4.11. Осуществляет в установленном порядке:
рассмотрение и представление на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Комитета поступившие от организаций - источников комплектования Отдела описи дел постоянного срока хранения;
согласование описей документов по личному составу организаций - источников комплектования Отдела, а также описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в Отдел.
4.12. Информирует органы местного самоуправления, другие муниципальные организации о составе и содержании документов архивного отдела, исполняет их запросы на документную информацию.
4.13. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, выдает архивные справки, заверенные копии архивных документов, выписки из них.
4.14. При наличии в Отделе соответствующих архивных документов предоставляет по запросам граждан оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.15. Использует документы Отдела в социально-экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, проведение радио- и телепередач, публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.
4.16. Проводит прием граждан, рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.
4.17. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.
4.18. Разрабатывает для внесения в установленном порядке в представительные и исполнительные органы местного самоуправления проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела.
4.19. Разрабатывает текущие и перспективные планы работы Отдела, осуществляет подготовку материалов для участия в федеральных, областных, городских программах развития архивного дела, согласование их с соответствующими службами Администрации и Комитетом.
5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ОТДЕЛАМИ, СЛУЖБАМИ,
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ АДМИНИСТРАЦИИ
5.1. Взаимодействие Отдела с другими подразделениями Администрации определяются внутренними документами, утвержденными в установленном порядке.
5.2. Взаимодействие Отдела со структурными подразделениями Администрации:
5.2.1. С отделами, управлениями, комитетами Администрации:
получает запросы тематического характера по документам архивных фондов и представляет заверенные ксерокопии необходимых документов.
5.2.2. С управлением экономики:
получает от управления сведения для создания информационно-справочного аппарата о ликвидированных предприятиях.
5.2.3. С управлением по информационной политике:
Отдел ежемесячно представляет для средств массовой информации города сведения по истории и знаменательным событиям жизни г. Волжского, а также информацию по другим вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
5.2.4. С правовым управлением:
представляет на согласование и получение заключения проекты нормативно-правовых актов.
5.2.5. С управлением по организационной работе:
представляет в отдел по работе с обращениями граждан ответы на обращения граждан. Отдел по работе с обращениями граждан осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан архивным отделом.
5.2.6. С отделом кадровой политики:
представляет сведения по учету рабочего времени работников, графиков очередных и дополнительных отпусков, представляет документы для проведения квалификационных экзаменов и аттестации муниципальных служащих архивного отдела;
представляет другие документы, предусмотренные законодательством о муниципальной службе.
5.2.7. Архивный отдел взаимодействует с другими отделами, управлениями, комитетами администрации городского округа - город Волжский.
5.3. Отдел взаимодействует с региональным отделением Российского общества историков-архивистов:
рассматривает организационно-методические и практические вопросы архивного дела.
6. ПРАВА ОТДЕЛА
Отдел для выполнения возложенных на него задач имеет право:
6.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию работы Отдела.
6.2. Вносить на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
6.3. В пределах своей компетенции давать организациям, находящимся на территории г. Волжского, обязательные для исполнения указания по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов.
6.4. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
6.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
6.6. Участвовать в работе ликвидационных комиссий организаций с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций.
6.7. Согласовывать инструкции, номенклатуры, положения и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые организациями.
6.8. Осуществлять иные полномочия, определяемые правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации и Волгоградской области.
7. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ ОТДЕЛА
Критериями эффективности работы Отдела являются:
7.1. Своевременное и качественное исполнение функций Отдела, предусмотренных действующим законодательством и настоящим Положением.
7.2. Своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей работниками Отдела.
7.3. Своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан и юридических лиц.
7.4. За нарушение архивного законодательства, а также разглашение конфиденциальной информации работники Отдела несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации и действующими нормативными актами Администрации, утвержденными в установленном порядке.
8. РУКОВОДСТВО ОТДЕЛОМ
8.1. Отдел возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим, исполняющим свои обязанности в порядке, определенном законодательством о муниципальной службе, Трудовым кодексом Российской Федерации.
8.2. Начальник Отдела назначается на должность и освобождается от должности главой городского округа - г. Волжский Волгоградской области по представлению заместителя главы Администрации.
8.3. Начальник Отдела осуществляет свою деятельность по руководству Отделом на основе единоначалия. Начальник отдела:
- непосредственно подчиняется заместителю главы Администрации;
- руководит деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций;
- отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании город Волжский перед Администрацией и в установленном порядке - перед Комитетом;
- отдает в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками Отдела;
- определяет должностные обязанности и составляет проекты должностных инструкций работников Отдела;
- вносит предложения заместителю главы Администрации по структуре и штатному расписанию Отдела;
- дает рекомендации о поощрении и наложении взыскания на работников Отдела;
- осуществляет контроль за работой работников Отдела, соблюдением трудовой дисциплины;
- выполняет иные полномочия, предусмотренные должностной инструкцией.
8.4. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации на основе годового плана работы, утвержденного главой Администрации по согласованию с Комитетом.
8.5. При смене начальника Отдела прием-передача дел и материалов производится комиссией, созданной распоряжением главы Администрации, в состав которой входят представители Администрации, а также Комитета. Акт приема-передачи дел утверждается главой Администрации и представляется в Комитет.
8.6. Ликвидация и реорганизация Отдела осуществляется Администрацией в установленном порядке. Архивные фонды и архивные документы реорганизуемого Отдела передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы могут быть переданы на постоянное хранение в один из государственных архивов, подведомственных Комитету, на основании договора между Комитетом и Администрацией.
